PiDA faktura Online Hilfe

Einstellungen 1

Inhalt:

Allgemeines

Für den ordnungsgemäßen Gebrauch des Programms sollten Sie zu Beginn verschiedene Einstellungen tätigen. Die Einstellungen sind der übersichthalber in fünf Themen unterteilt.

Aufruf der Einstellungen

Wenn Sie die Einstellungen starten möchten, klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Eintrag Einstellungen. Anschließend wird das Modul Einstellungen in der Listenansicht gestartet. Hier sehen Sie nun die 5 verschiedenen Einstellungen. Mit einem Doppelklick werden die Einstellungen geöffnet.

 

Die Registerseiten der Einstellungen 1 

Für eine optimale Übersicht: Gruppierung der Daten auf mehreren Seiten

In diesem Einstellungs-Modul finden Sie die Registerseiten Nummernkreis, Anzeige/Preis/Logo, Briefkopf, Nach-Text, Lizenz/Update, Mahntexte und Vor-Text.

Auf den oben aufgeführten Registerseiten sind die entsprechenden Datenfelder je nach Bedarf auszufüllen. Wie der Name schon sagt, ist auf der Registerseite Nummernkreis der entsprechende Nummernkreis der einzelnen Module angeordnet. Tragen Sie hier Ihren gewünschten Nummernkreis ein mit dem das Programm arbeiten soll. Bei der Anlage eines neuen Datensatzes in dem entsprechenden Modul wird der hier hinterlegte Nummernkreis mit Inkrement +1 weiter gezählt.

Auf der Registerseite Anzeige/Preis/Logo kann die Darstellung für den Druck der Vorgänge auf der linken Seite eingestellt werden. Auf der rechten Seite wird oben das Logo für den Briefdruck hinterlegt. Weiter unten kann über die entsprechenden Schalter ein kompletter Briefbogen als Datei (.jpg) hinterlegt werden.

Auf der Registerseite Briefkopf werden weitere Angaben zum einzelnen Briefkopf, wie auch die entsprechende Schriftart für den Druck definiert.

Auf der Registerseite Nach-Text werden entsprechende Nachtexte für einzelne Vorgänge hinterlegt. Auf der Registerseite Lizenz / Updatetragen Sie die entsprechenden Firmendaten ein und auf der rechten Seite die von uns übersandte Lizenznummer. Damit wird das Programm freigeschaltet.

Auf der Registerseite Mahntexte werden die entsprechenden Texte für die Mahnung 1-3 hinterlegt.

Auf der letzten Registerseite Vor-Text werden die entsprechenden Vortexte der einzelnen Vorgänge hinterlegt.

 

Die Registerseite Nummernkreis 

 

 

Auf der Registerseite Nummernkreis finden Sie auf der linken Seite die einzelnen Nummernkreise der einzelnen Vorgänge. Tragen Sie im ersten Feld Kundennummer zum Beispiel Ihre gewünschte Kundennummer ein mit welcher das Programm starten soll. Als Beispiel tragen wir hier die Kundennummer 4 ein. Wenn Sie in der Adressverwaltung anschließend auf den Button Neu klicken und einen neuen Datensatz anlegen, wird jetzt die 5  (4 + 1) vergeben. Jedes Mal, wenn Sie jetzt einen neuen Datensatz in der Adressverwaltung anlegen, wird automatisch vom Programm eine neue fortlaufende Kundennummer vergeben.

Füllen Sie die nachfolgenden Datenfelder wie zum Beispiel Auftrags-Nr., Lieferschein-Nr., Rechnungs-Nr., Angebots-Nr., Bestell-Nr., Gutschrift-Nr., Projekt-Nr und Text-Nr. aus. Rechts nebenan finden Sie die Datenfelder, die bei einer Kennzeichnung der einzelnen Vorgänge ausgefüllt werden können. Aktivieren Sie dazu das Feld  Nummernkreis mit Kennzeichng. Es werden Ihnen dann für die 5 Felder Vorschläge gemacht. Sie können aber jedes Feld selber bezeichnen.

HINWEIS: Wichtig ist dabei, dass jedes Feld 2 Buchstaben beeinhaltet. Für die Module Gutschrift, Anfragen und Texte steht keine Kennzeichnung zur Verfügung.

Weiter unten finden Sie den Block für die entsprechenden Mehrwertsteuersätze und das Datenfeld Währung. Im Datenfeld MwSt.-Satz 1 und tragen Sie die entsprechenden aktuell gültigen Mehrwertsteuersätze ein. Auf der rechten Seite finden Sie oben den Block für die entsprechenden Mahnstufen. Tragen Sie hier zum Beispiel im Feld Mahnstufe 1 den Wert 8 ein, um diese Mahnstufe mit Ihrem eingetragenen Wert zu aktivieren. Dadurch wird in der ersten Mahnung eine Zahlfrist von 8 Tagen gewährt. Verfahren Sie ebenso mit den Datenfeldern Mahnstufe 2 und Mahnstufe 3, um diese nach den hier eingetragenen Werten zu aktivieren.

Die Registerseite Anzeige/Preis/Logo 

 

 

Wenn Sie diese Registerseite anklicken, können Sie im oberen linken Block die entsprechenden Ausdrucke definieren. Hinter jeder Einstellung finden Sie auf der rechten Seite einen Button mit einem Fragezeichen. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie weitere Informationen zu diesen Einstellungsmöglichkeiten.

Wenn Sie die Option Vk – Preis incl. MwSt aktivieren, werden alle Preise inklusive Mehrwertsteuer ausgegeben. Wenn Sie die Option Verkaufsposition mit MwSt. kennzeichnen aktivieren, werden alle Verkaufspositionen in einem Vorgang mit dem entsprechenden Mehrwertsteuersatz auf der rechten Seite gekennzeichnet.

Wenn Sie die Einstellung Druck LS mit Leistung aktivieren, wird der spätere Lieferschein mit Preisangaben gedruckt. Wird die Option Druck MwSt. Satz 2 aktiviert, so wird unten auf der Rechnung der Mehrwertsteuersatz 2 ausgegeben. Aktivieren Sie die Option Einzelpreis 5-stellig, wenn der Einzelpreis 5-stellig ausgedruckt werden soll.

Wenn Sie in der Artikelverwaltung Ihrem Artikel ein Bild hinzugefügt haben und Ihre Vorgänge mit einem Bild ausdrucken möchten, müssen Sie die Option Positionen mit Bild drucken aktivieren.

 

 

Wenn die Artikelnummer in den späteren Vorgängen nicht gedruckt werden sollen, muss die Option Alle Ausdrucke ohne Artikelnummer aktiviert werden. In diesem Fall wird bei jedem Vorgang direkt der Artikelnamen gedruckt.

Im letzten Block unten links haben Sie die Möglichkeit, ein Limit zu hinterlegen. Durch Eintrag z.B. der Zahl 100 werden Ihnen nur die letzten 100 angelegten Datensätze in den Listen angezeigt. Sie können die Limitierung selber bestimmen. Wenn Sie kein Limit nutzen wollen, leeren Sie das Feld.

HINWEIS: Es darf keine 0 eingetragen werden.

Ein Logo hinterlegen

Auf der rechten Seite unter der Rubrik Logo oben rechts haben Sie jetzt die Möglichkeit ein Logo für Ihren Briefbogen zu importieren.

Beachten Sie bitte hierbei die erforderliche Größe und Auflösung von: 1216 x 608 px bei 180 dpi. Das zu importierende Bild muss ein .jpg Bildformat sein. Direkt unter dem Bild finden Sie den Button Logo importieren. Klicken Sie auf diesen Button, öffnet sich ein Fenster, indem Sie das gewünschte Logo auswählen können.

Auf der rechten Seite finden Sie den Button Logo entfernen. Klicken Sie auf diesen Button, wenn Sie das bereits vorhandene Logo entfernen möchten. Klicken Sie anschließend unten rechts auf den Button Speichern, so dass Ihre durchgeführten Änderungen im Programm gespeichert werden. Anschließend schließen Sie das Fenster automatisch mit Betätigung des Buttons Speichern.

Einen Briefbogen hinterlegen

Unmittelbar unter dem Button Logo importieren, finden Sie den Button Briefbogen. Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie einen vollständigen Briefbogen als .jpg Datei hinterlegen können. Soll der vollständige Briefbogen gedruckt werden, aktivieren Sie das  Datenfeld Mit Briefbogen drucken. Soll der, von Ihnen hinterlegte vollständige, Briefbogen auch auf den Folgeseiten gedruckt werden, aktivieren Sie die Option –auch auf Folgeseiten.

Wie schon weiter oben beschrieben, haben Sie die Option, eine vollständige Grafik Datei im JPG Format als Briefbogen zu hinterlegen. Wenn sich das Fenster öffnet, finden Sie unten links den Button Bild importieren. Klicken Sie auf diesen Button, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das gewünschte Bild auswählen können. Das Bild, das Sie für ihren Briefbogen hinterlegen möchte, muss ein Maß von:

2105 x 1488 px bei 180 dpi Auflösung haben. Wenn Sie ein bereits vorhandenes Bild wieder entfernen möchten, klicken Sie auf den Button Bild entfernen.

Wenn Sie das Fenster wieder schließen möchten, klicken Sie auf den Button Abbrechen. Soll das importierte Bild gespeichert werden, so klicken Sie anschließend auf den Button Sichern.

Die Registerseite Briefkopf 

 

 

Hier finden Sie im oberen Block die beiden Datenfelder Absenderzeile und Text unter Logo. Tragen Sie im ersten Datenfeld Ihre Anschrift des Unternehmens als Absender ein. In dem Datenfeld Text unter Logo werden die entsprechenden Daten wie Anschrift, Telefon, E-Mail sowie die Kontendaten eingetragen. Das Datenfeld wird im späteren Briefbogen auf der rechten Seite oben unterhalb des Logos gedruckt. Rechts daneben sind die entsprechenden Datenfelder für Schriftart und Schriftgröße vorhanden. Sie können auch die hinterlegten Standardeinstellungen verwenden. Rechts neben dem Datenfeld Text unter Logo finden Sie das Feld Folgeseiten Rand von oben. Dieser hier hinterlegte Wert ist der Randabstand von oben, bei dem auf den Folgeseiten der Druck beginnt. Im Feld Ubruch können Sie bestimmen, wann die Seiten umbrochen weden. Standardmäßig finden Sie hier ab der Version 9.2 den Wert von 740 px. Sollten die Ausdrucke nicht korrekt sein, können Sie diesen Wert entsprechend verändern.

Im nächsten Block befindet sich das Feld Text links neben Logo. Hier haben Sie die Möglichkeit, zum Beispiel einen Werbeslogan für Ihr Unternehmen einzutragen. Bestimmen Sie auf der rechten Seite die entsprechende Formatierung des Textes.

Im unteren Block finden Sie das Datenfeld Vorgangstext. Hier können Sie die Schriftart bestimmen. Die hier hinterlegte Schriftart wird für den Druck der Verkaufspositionen, vom Angebot bis zur Rechnung, verwendet.

Durch Betätigen des Button Standard – Format können Sie Ihre eingegebenen Änderungen wieder auf die voreingestellten Schriften zurücksetzen.

 

Die Registerseite Nach-Text 

 

 

Auf dieser Registerseite finden Sie die entsprechenden Nach-Texte für die Module AngebotAuftragLieferschein und Rechnung. Tragen Sie hier Ihren gewünschten Text ein, der nach den Verkaufspositionen gedruckt werden soll. 

Oben links finden Sie das Feld Sprachauswahl. Mit Betätigung des Auswahlmenüs können Sie für Englisch oder Meine Sprache, eine Sprache Ihrer Wahl ebenfalls die Nachtexte hinterlegen. 

HINWEIS: Für die Sprachauswahl müssen Sie im Adressmodul einer Adresse die Sprache entsprechend zuordnen, damit die richtigen Texte auch verwendet werden.

Die Registerseite Lizenz / Update 

 

 

Auf dieser Seite werden die Firmendaten sowie die Lizenznummer zur Freischaltung der Software eingetragen. Tragen Sie im linken Block Ihre Firmendaten ein und klicken Sie unten auf den Button Firma speichern. Auf der rechten Seite muss die Lizenznummer der Software eingetragen werden. Weiter unten finden Sie den Button Lizenz-Nr. bestätigen. Klicken Sie auf diesen Button, um die eingetragene Lizenznummer zu bestätigen. Nachdem Sie die Lizenznummer bestätigt haben, klicken Sie in diesem Fenster unten rechts auf Speichern.

Unter der Rubrik Updates finden Sie einen Link, den Sie anklicken können und der Ihnen anschließend die entsprechende Webseite zum Programm öffnet und dort Auskunft über die aktuelle Programmversion erteilt.

Registerseite Mahntexte 

 

Auf dieser Registerseite werden die entsprechenden Texte für Ihre Mahnstufen 1-3 hinterlegt. Tragen Sie in die entsprechenden Felder Ihren gewünschten Text ein, der beim Druck einer Mahnung erfolgen soll. Auch auf dieser Registerseite ist das Feld Sprachauswahl zu finden. 

HINWEIS: Für die Sprachauswahl müssen Sie im Adressmodul einer Adresse die Sprache entsprechend zuordnen, damit die richtigen Texte auch verwendet werden.

 

Registerseite VorText 

 

Auf dieser Registerseite werden die Texte eingetragen, die vor dem Druck der eigentlichen Positionen als Vor-Text gedruckt werden sollen. Tragen Sie in die entsprechenden Felder Ihren gewünschten Text ein, der beim Druck erfolgen soll. Auch auf dieser Registerseite ist das Feld Sprachauswahl zu finden. 

HINWEIS: Für die Sprachauswahl müssen Sie im Adressmodul einer Adresse die Sprache entsprechend zuordnen, damit die richtigen Texte auch verwendet werden.

Die Menüleiste 

 

Wichtige Funktionen übersichtlich platziert

In dieser Menüleiste steht Ihnen der Menüeintrag Bearbeiten zur Verfügung. Hier sind die üblichen Menübefehle wie Ausschneiden, Kopieren, Einfügen etc.  vorhanden. Da diese ausreichend bekannt sind, wird hier auf eine weitere Erläuterung verzichtet.

Die Menüeinträge Ablage/Datei,  Module und Hilfe sind in allen Modulen gleich gehalten. Eine Erläuterung finden Sie unter Allgemeines.