PiDA faktura Online Hilfe

Das Modul Auftrag

Inhalt:

Allgemeines

In diesem Modul werden alle Aufträge zu Ihrer Firma gefertigt und verwaltet. Bei der Neuanlage eines Auftrages können Sie direkt auf den vorhandenen Kundenstamm, den Sie bereits im Modul Adressverwaltung angelegt haben, zurückgreifen.

Bei der Erfassung der Verkaufspositionen zu einem Auftrag können Sie direkt auf die Artikel, die Sie bereits in der Artikelverwaltung angelegt haben, zugreifen.

Wenn Sie einen Auftrag für Ihren Kunden gefertigt haben, können Sie diesen später mit einem Klick zu einem Lieferschein oder einer Rechnung generieren. Dieses Weiterleiten eines Auftrages hat den Vorteil, dass Sie die Daten nie doppelt erfassen müssen. Außerdem kann ein vorhandener Auftrag kopiert und einem neuen Kunden zugeordnet werden. Auch diese Vorgehensweise spart viel Zeit, gerade dann, wenn ein Vorgang wie zum Beispiel ein Auftrag sehr viele Positionen enthält. Oftmals ist es leichter, einen Auftrag zu kopieren und anschließend die nicht benötigten Positionen zu löschen, als einen neuen umfangreichen Auftrag zu erstellen.

Im Auftragsmodul stehen Ihnen mehrere Listenansichten zur Verfügung. So haben wir hier die Liste alle und die Liste offen.

In der Liste alle werden Ihnen alle Aufträge angezeigt, die Sie geschrieben haben. In der Liste offen werden Ihnen nur die Vorgänge angezeigt, die noch offen sind, also noch nicht zum Lieferschein oder zur Rechnung generiert wurden.

So haben Sie die Möglichkeit, mit der Liste offen sich mit einem einem Mausklick die noch offenen Aufträge anzeigen zu lassen. Das ist besonders dann wichtig, wenn Sie die offenen Aufträge noch bearbeiten müssen oder zur Produktion weitergeben möchten. Wird ein offener Auftrag später zu einem Lieferschein oder zu einer Rechnung generiert, wird dieser Auftrag anschließend nicht mehr in dieser Liste angezeigt.

 

 

Aufruf des Auftragsmoduls

Wenn Sie das Auftragsmodul starten möchten, klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Eintrag Auftrag. Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, in der Menüleiste Module den Eintrag Auftrag anzuklicken oder aber das Tastatur Kürzel Apfel+3 (Mac) / Ctrl. + 3 (Pc) zu verwenden.

Anschließend wird das Modul Auftrag in der Listenansicht gestartet. Wie bei den anderen Modulen auch, ist die Liste zunächst leer und lädt nicht unter Umständen die vielen hunderten Aufträge, die Sie bereits gefertigt haben.

Sie haben jetzt die Möglichkeit, Ihr gewünschten Auftrag zu selektieren.

Dazu stehen oberhalb der Liste die entsprechenden Buchstaben zur Verfügung oder Sie klicken auf den Eintrag Alle anzeigen, so
werden Ihnen in der Liste alle Aufträge angezeigt.

Klicken Sie auf einen der Buchstaben, werden Ihnen nur die Aufträge anschließend in der Liste dargestellt, deren Firmenname dem zuvor angeklickten Buchstaben vom Anfangsbuchstaben her entspricht.

Haben Sie sehr viele Aufträge im System, können Sie durch die Selektion des Buchstabens Ihre später in der Liste angezeigten Vorgänger filtern.

Das ist  gerade dann von Vorteil, wenn Sie viele Aufträge gefertigt haben und diese sehr schnell nach dem Firmenname darstellen lassen möchten.

 

Suchen: Komfortable und schnell Vorgänge finden

Selbstverständlich stehen Ihnen im Modul Auftrag, wie auch in den anderen Vorgangsarten, komfortable Suchmöglichkeiten zur Verfügung.

Nutzen Sie insbesondere das Suchen in PiDA faktura, wenn Sie einen bestimmten Auftrag finden möchten.
Das Suchen geht sehr schnell, ist komfortabel und lässt sich sowohl mit der Maus als auch nur über die Tastatur durchführen.

Umnittelbar danach blenden sich auf der rechten Seite zwei neue Felder ein, über die Sie das Suchfeld aussuchen und Ihren gewünschten Suchbegriff eintragen können.

Im Suchfeld selber müssen Sie nun die Return – oder aber Enter -Taste betätigen, so dass die Suche ausgeführt wird.

Die möglichen Suchtreffer werden Ihnen anschließend in der Liste dargestellt. Mit einem Doppelklick auf einen gewünschten Listeneintrag können Sie jetzt die Detailansicht des Auftrages aufrufen.

Das Suchen wird ausführlich auf der Seite Allgemeines erläutert.

 

Das Suchen in der Liste selber

Wenn Sie nun mehrere Aufträge als Suchergebnis erhalten haben, haben Sie die Möglichkeit, oberhalb der Liste in dem dortigen Datenfeld einen Suchbegriff einzutragen. Anschließend wird mit Betätigung der Return – oder Enter-Taste die Suche gestartet und die Liste nach dem Suchbegriff durchsucht. Auf diese Weise können Sie schnell in der Liste nach einem gewünschten Begriff suchen. Der zuerst gefundene Suchbegriff wird fett markiert dargestellt. Weitere Infos finden Sie auf der Seite Allgemeines.

 

Einen Auftrag ableiten oder kopieren

Ein bereits erstellter Auftrag kann jederzeit kopiert werden. So sparen Sie viel Zeit, wenn Sie einen gleichen Auftrag erneut erstellen und viele Positionen eintragen zu müssen. Wenn Sie einen Auftrag kopieren möchten, werden Sie über ein Fenster danach gefragt, für welchen Kunden der Auftrag kopiert werden soll. Nach der Erstellung des Auftrages (Kopie) haben Sie jederzeit die Möglichkeit, dies noch zu bearbeiten und zu verändern.

Ein Auftrag kann auch jederzeit zu einer Bestellung, einem Lieferschein oder zu einer Rechnung weiter verarbeitet werden.

Wird ein Auftrag seitens der Produktion fertiggestellt und Sie haben eine Bestellung aus dem Auftrag generiert, können Sie anschließend diesen Auftrag zum Lieferschein oder zur Rechnung generieren. Dazu muss der entsprechende Auftrag in der Liste markiert werden und über den Menüeintrag Lieferschein oder Rechnung generieren übergeben werden. Das Feld Status erhält dann den Eintrag: Best./LS oder Best./RG, so dass Sie nachvollziehen können, wie der Auftrag weiterverarbeitet wurde.

Im Auftragsmodul können Sie dem Kunden sofort eine eMail senden. Rufen Sie dazu im Menü Funktionen den entsprechenden Eintrag eMail senden auf. Ist zu diesem Kunden eine gültige e Mail-Adresse in der Adressverwaltung hinterlegt, öffnet sich Ihr Standard eMail Programm und die E-Mail-Adresse ist direkt im E-Mail Fenster hinterlegt. So können Sie dem Kunden eine Auftragsbestätigung per Mail übersenden.

 

Die Schnellansicht / Das Info-Fenster

Positionen eines Auftrags können direkt in der Listenansicht des Moduls eingesehen werden. Dazu ist es nicht nötig, zuerst einen Doppelklick auf einen Listeneintrag durchzuführen, um die Detailansicht dieses Vorgangs betrachten zu können.

Wenn Sie schnell die Positionen betrachten möchten, reicht es wenn Sie den gewünschten Auftrag in der Liste markieren und über den Menüeintrag auf Funktionen -> Info klicken. Es blendet sich unten am Bildschirmrand ein neues Fenster ein, welches Ihnen die Positionen zu diesem Auftrag anzeigt. Mit Betätigung der Esc – Taste kann dieses Fenster wieder geschlossen werden. Mit den Richtungstasten können Sie jetzt zum nächsten Auftrag in der Liste navigieren und anschließend wieder über den bereits oben beschriebene Menüeintrag die Positionen anzeigen lassen. Weitere Infos finden Sie auf der Seite Allgemeines.

Die Registerseiten

Für eine optimale Übersicht: Gruppierung der Daten auf mehreren Seiten

Das Auftragsmodul hat die Registerseiten Erfassung, Positionnen, Summen, Vor- Nachtext und Dokumente.
Auf diesen Registerseiten werden unterschiedliche Informationen zu einem Vorgang hinterlegt.

Auf der Registerseite Erfassung werden die Stammdaten zum Auftrag hinterlegt. Auf der Register Seite Positionen werden die einzelnen Verkaufspositionen zu diesem Auftrag angelegt. Auf der Seite Summen finden Sie eine Übersicht der Beträge zu diesem Auftrag. Auf der Seite der Vor- und Nachtexte werden die entsprechenden Texte für diesen Vorgang angelegt. Auf der Registerseite Dokumente können andere Dateien wie Bilder, PDF Dokumente und andere Formate dem Auftrag zugeordnet werden. 

 

Die Registerseite Erfassung

 

 

Auf der Registerseite Erfassung werden die Stammdaten zum Auftrag hinterlegt. Hier wird zunächst ein neuer Vorgang angelegt und diesem sofort ein Kunde zugeordnet. Nachdem der Kunde zugeordnet wurde, wird weiter unten eine mögliche Lieferanschrift eingetragen. Ist zu dem ausgesuchten Kunde eine Lieferanschrift hinterlegt, wird diese mit Betätigung des Button Suche in einer Listenansicht angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird die Lieferanschrift zu diesem Auftrag übernommen.

Wenn mit der Projektverwaltung gearbeitet wird, haben Sie die Möglichkeit, diesem Auftrag ein Projekt zuzuordnen. Tragen Sie dazu unten die entsprechende Projekt-Nummer ein und verlassen Sie das Datenfeld mit der Tabulator – Taste.

Oder aber tragen Sie im Feld Suche den gewünschten Projektnamen ein und betätigen Sie die Return – Taste. Anschließend wird nach diesem Suchbegriff gesucht und ein möglicher Treffer in der Listenansicht dargestellt. Aus dieser Liste kann das Projekt mit einem Doppelklick übernommen werden.

Auf der rechten Seite dieser Registerseite werden oben automatisch die üblichen Datenfelder für einen Vorgang wie Datum, Nummer des Vorgangs usw. angelegt.

Weiter unten können Sie den Drucktitel noch mal eigenständig definieren. Standardmäßig wird der Titel aus dem Vorgang selber abgeleitet wie Auftrag usw.

Bitte beachten Sie, dass die Drucktitel vorrangig gedruckt werden, die in der Übersetzung (Einstellung -> Sprache) hinterlegt wurden.

Das Feld Projekt können Sie ausfüllen, wenn unter dem Drucktitel das Projekt im späteren Druck erscheinen soll. Dieses Feld steht aber nicht im Zusammenhang mit der Projektverwaltung sondern dient lediglich einer weiteren Zuordnungsmöglichkeit.

Bei Bedarf füllen Sie das Feld Leistung mit entsprechenden Informationen aus. Sobald dieses Feld einen Eintrag hat, erscheint es auch im Ausdruck.

 

Das Freifeld

Im Freifeld können Sie einen eigenen Namen Ihrer Wahl definieren. Klicken Sie dazu auf den Namen Freifeld. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Namen des Freifeldes eintragen können. Dieser Name wird für alle Vorgänger vom Angebot bis zur Rechnung übernommen. Sehr verständlich haben Sie die Möglichkeit, diesen Namen später wieder zu ändern.

 

Druck des Freifeldes:

Wenn Sie dieses Datenfeld ausgefüllt haben, wird dieses auch später für den Ausdruck verwendet. Hat ein Kunde in den Spracheinstellungen keine Sprache zugeordnet, wird für den späteren der Druck dieses Datenfeldes, die von Ihnen eingetragene Feldbezeichnung übernommen.

Wenn Sie jedoch bei einem Kunden eine Sprachkombination wie zum Beispiel Deutsch, Englisch oder meine Sprache hinterlegt haben, wird für den späteren Ausdruck die im Sprachmodul für das Freifeld hinterlegte Bezeichnung verwendet.

 

Wird ein Kunde hinterlegt, bei dem in der Adressverwaltung ein Verkäufer zugeordnet ist, trägt sich der Name des Verkäufers bei der Anlage eines neuen Auftrages automatisch ein.

Im Datenfeld Provision% können Sie nun die Provision des Verkäufers eintragen. Beim Verlassen des Feldes mit der Tabulator – Taste wird nun der Provisionsbetrag von der Gesamtsumme berechnet und in das nebenstehende Feld eingetragen.

Wurde zum hier eingetragenen Kunden in der Adressverwaltung eine Sprache hinterlegt, wird diese Sprache beim Eintrag der Kundennummer automatisch in den Auftrag übernommen.
Der Druck des Vorgangs (Auftrag) erfolgt in der hinterlegten Sprache. Die Zuordnung der Sprache zu einem Kunden kann jederzeit in der Adressverwaltung geändert werden.

Die in der Adressverwaltung zum Kunden hinterlegte Preisgruppe wird im Feld Preisgruppe angezeigt.

Weisen Sie dem Vorgang einen Sachbearbeiter zu, wenn Sie wissen möchten, welche Person diesen Vorgang bearbeitet hat.
Wählen Sie dazu aus dem Auswahlfeld einen Sachbearbeiter aus.

HINWEIS: Die Sachbearbeiter werden im Modul Einstellungen einmalig angelegt und stehen anschließend an dieser Stelle dauerhaft zur Verfügung.

 

 

 

Die Registerseite Positionen 

Auf dieser Registerseite werden, wie der Name schon sagt, die Verkaufs – Positionen zu einem Vorgang angelegt.

Im oberen Teil dieses Fensters sehen Sie die entsprechenden Datenfelder. Hier werden die Daten zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung hinterlegt, die Sie als Verkaufsposition der unteren Liste hinzufügen möchten.

Wichtig:

Einige Feldnamen mit den Bezeichnungen Artikelsuche, Menge, Einzelpreis und Rabatt  werden fett gedruckt dargestellt. Grundsätzlich ist bei dieser Art der Darstellung eine besondere Funktion hinterlegt. Befindet sich der Cursor in einem dieser Felder (außer Artikel – Suche), können Sie die Return – Taste betätigen, so dass dieser Artikel oder diese Dienstleistung mit Betätigung der Taste automatisch in die untere Verkaufsliste übernommen wird. Auf diese Art können Sie schnell Position in der Liste hinzufügen, ohne mit der Maus auf den Button Neu unterhalb des Beschreibungsfeldes klicken zu müssen.

 

Die Artikelsuche

Befindet sich der Cursor jedoch im Datenfeld Artikelsuche, wird mit Betätigung der Return – Taste eine Artikelsuche durchgeführt.

Wenn Sie bei der Anlage einer neuen Position Ihre Artikelnummer nicht kennen, können Sie mit Betätigung der TAB – Taste in das Feld Artikelsuche springen. Tragen Sie hier Ihren gewünschten Suchbegriff zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung ein wie zum Beispiel den Artikelnamen, und betätigen Sie anschließend die Return- Taste. PiDA faktura sucht nun im Hintergrund nach diesem oder aber ähnlichen Artikeln und präsentiert Ihnen diese in einem neuen Listenfenster. Sie können nun den gewünschten Aritkel aus der Liste aussuchen und mit einem Doppelklick direkt übernehmen. Dabei schließt sich das Suchfenster und die Daten werden in die Datenfelder auf der Registerseite Positionen übernommen.

 

Einen Stammartikel anlegen

Direkt oben links finden wir ein Auswahlfeld mit den einzelnen Positionsarten, die hier angelegt werden können.

Der Standardeintrag für dieses Auswahlfeld steht grundsätzlich auf Stammartikel.

Bei diesem Eintrag geht PiDA faktura davon aus, dass Sie einen Artikel mit der zugehörigen Artikelnummer anlegen möchten.

Gehen Sie dazu in das Datenfeld Artikelnummer und hinterlegen Sie dort Ihre gewünschte Artikelnummer zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung. Wenn Sie diese Artikelnummer dort eingetragen haben, verlassen Sie das Datenfeld mit der Tabulator – Taste. Jetzt werden die entsprechenden Artikeldaten aus der Artikelverwaltung in die weiteren Datenfelder automatisch eingelesen.

Mit Betätigung der TAB – Taste kann jetzt von Datenfeld zu Datenfeld gesprungen werden. Innerhalb dieser Datenfelder haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Einträge zu definieren oder aber bestehende Einträge zu verändern.

 

So können Sie zum Beispiel im Datenfeld Menge die gewünschte Menge eintragen. Ebenso im Datenfeld Rabatt Ihren gewünschten Rabatt hinterlegen. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, im Datenfeld Einzelpreis den bereits vorhandenen Preis zu ändern oder aber einen neuen Preis einzutragen. Beim Verlassen des Feldes berechnet sich automatisch der Gesamtpreis. Klicken Sie anschließend unterhalb des Beschreibungsfeldes auf den Button Neu, um diese Verkaufsposition der unteren Verkaufsliste hinzuzufügen. Wie bereits oben beschrieben, haben Sie aber auch die Möglichkeit, wenn Sie mit dem Cursor innerhalb eines fett gedruckten Datenfeldes sind, die Position durch Betätigung der Return – Taste automatisch hinzufügen zu lassen.

In den Felder MwSt. 1 und MwSt. 2 wird der MwSt.-Satz hinterlegt, den Sie dem Artikel in der Artikelverwaltung zugeordnet haben.
Es kann grundsätzlich bei einer Verkaufsposition nur ein MwSt.- Satz hinterlegt werden.

Wird für diesen Artikel (Verkaufsposition) kein MwSt.-Betrag abgerechnet, werden die Felder MwSt.1 oder aber MwSt.2 nicht ausgefüllt.

Im Feld Gewinn wird der Rohgewinn zu diesem Artikel berechnet, vorausgesetzt, dass entsprechende Preise zu diesem Artikel (oder Dienstleistung) in der Artikelverwaltung hinterlegt wurden.

HINWEIS: 

Es kann nur ein Gewinn berechnet werden, wenn zu diesem Artikel ein EK- und ein VK – Preis in der Artikelverwaltung hinterlegt wurde.

Rechts neben dem Feld Gewinn befindet sich das Feld Beschreibung. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine umfangreiche Beschreibung zu Ihrem Artikel oder zu Ihrem Produkt zu hinterlegen.

Nachdem Sie nun alle Datenfelder ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Button Neu, um diesen Artikel Ihrer Verkaufsliste hinzuzufügen.

 

Einen manuellen Artikel anlegen

Wenn Sie einen manuellen Artikel anlegen möchten, wählen Sie in der Auswahlliste Manueller Artikel.
Jetzt wird das Datenfeld Artikelnummer ausgeblendet, so dass Sie sofort den Artikelnamen eintragen können. Die weitere Handhabung entspricht dem Stammartikel, wie bereits oben beschrieben.

 

Einen Text anlegen

Wenn Sie die Artikelart Text auswählen, werden alle anderen Datenfelder ausgeblendet, so dass Sie nur noch Ihren Text im Feld Artikelname sowie eine Beschreibung im Feld Beschreibung eintragen können. Klicken Sie anschließend auf den Button NEU, wenn Sie in diesen Text unten in der Liste hinzufügen möchten. Sie können diese Artikelart für Überschriften für nachfolgende Artikel verwenden.

 

Eine Zwischensumme erzeugen

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei dieser Artikelart um das Hinzufügen einer Zwischensumme innerhalb der Verkaufsliste. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Positionen bereits angelegt haben, und von den bereits angelegten Position eine Zwischensumme ermitteln möchten, wählen Sie aus der Auswahlliste diese Artikelart und klicken Sie anschließend sofort auf den Button Neu. Anschließend wird dies als neue Position hinzugefügt. Die Zwischensumme wird in der Verkaufsliste für Sie farblich in rot gekennzeichnet. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Zwischensummen in einer Verkaufsliste einfügen zu lassen. Die Zwischensumme bezieht sich immer auf die oberen Positionen der Zwischensumme bis du nächsten Zwischensumme als Position.

Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit eine Zwischensumme per bei Drag and Drop innerhalb der Verkaufsliste zu verschieben. Nach dem Verschieben wird die Zwischensumme automatisch aktualisiert. Weitere Ausführungen zu Drag and Drop finden Sie unter dem Menüpunkt Allgemeines.

 

Die Button Neu, Löschen, Update und Duplizieren

Button Neu

Wie bereits erwähnt, kann mit Betätigung des Buttons Neu ein neuer Artikel sowie eine Zwischensumme der Verkaufsliste hinzugefügt werden.

Button Löschen

Wenn Sie unten in der Verkaufsliste einen Eintrag markieren, werden die entsprechenden Daten dieser Position oben in die Editierfelder geladen. Wenn Sie jetzt den Button Löschen betätigen, wird diese Verkaufsposition sofort gelöscht und damit unten aus der Verkaufsliste entfernt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.

Button Update

Wenn Sie unten in der Verkaufsliste einen Eintrag markieren, werden die entsprechenden Daten dieser Verkaufsposition oben in die Editierfelder geladen. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, in den einzelnen Datenfeldern Ihre Einträge zu aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf den Button Update, um die Aktualisierungen unten in die Verkaufsliste zu übernehmen. Anschließend werden die oberen Felder wieder geleert.

 

Button Duplizieren

Wie bereits schon oben erwähnt, haben Sie die Möglichkeit unten in der Verkaufsliste einen Eintrag entweder mit den Richtungstasten oder aber mit der Maus zu markieren. Wenn Sie jetzt oben den Button Duplizieren verwenden, wird dieser Artikel in der Liste dupliziert.

Das hat den Vorteil, dass Sie diesen Artikel nicht erneut anlegen müssen. Ist gerade bei diesem Artikel eine umfangreiche Beschreibung hinterlegt worden, macht es Sinn, einen Artikel zu duplizieren und diesen später nur zu verändern.

 

Die Scan und AutoScan Funktion

Die Scan Funktion

Sie haben die Möglichkeit mit einem Handscanner, der den BarCode Typ automatisch erkennt, Artikel als Verkaufsposition einlesen zu lassen. Voraussetzung dafür ist, dass der entsprechende Artikel mit der gültigen Artikelnummer auch in der Artikelverwaltung angelegt wurde.

Auch wenn Sie in der Artikelverwaltung einen neuen Artikel anlegen, können Sie mit einem Handscanner den entsprechenden BarCode in der Artikelnummer einlesen lassen. Verwenden Sie hierfür einen Scanner, der den Barcodetyp automatisch erkennt.

Gehen Sie jetzt an das Datenfeld Artikelnummer und betätigen Sie Ihren Scanner. Wenn Sie die Option Scan
aktiviert haben alle, wird mit Betätigung des Barcode Scanners der Artikel aus der Artikelverwaltung eingelesen. Das Feld Menge hat jetzt automatisch den Wert 1. Sie haben jetzt die Möglichkeit die entsprechenden Datenfelder noch zu editieren und anschließend mit Betätigung des Button Neu diese Position als Verkaufsposition neu anzulegen. Die entsprechenden Daten aus den oberen Feldern werden jetzt automatisch in die untere Verkaufsliste hinzugefügt.

 

Die Auto-Scan-Funktion

Wenn Sie auch diese Option aktiviert haben, sowohl die Scan Option als auch die Auto Scan Option beide aktiviert sind, wird jetzt mit dem Scanvorgang die Artikelnummer aus der Artikel Verwaltung eingelesen und direkt automatisch in die Verkaufsliste der Positionen übertragen. Anschließend werden die oberen Datenfelder für eine neue Eingabe geleert. Somit haben Sie die Möglichkeit, digital über Ihren Handscanner Positionen der Verkaufsliste hinzuzufügen ohne diese editieren zu müssen. Wie bereits oben gesagt, ist dabei wichtig, dass der Artikel zuvor in der Artikelverwaltung hinterlegt wurde.

Die Registerseite Summen 

Wenn Sie mit der Maus auf die Registerseite Summen klicken, werden Ihnen die entsprechenden Beträge zu diesem Vorgang angezeigt. Auf dieser Registerseite sehen Sie unter anderem den Nettobetrag, die enthaltenen Mehrwertsteuerbeträge, den Bruttobetrag und auch den Rohgewinn.

Ganz oben auf dieser Registerseite haben Sie die Möglichkeit, einen Gesamtrabatt zu vergeben. Klicken Sie dazu in das Feld  und tragen Sie dort Ihren gewünschten Rabattwert ein. Verlassen Sie anschließend das Datenfeld mit der Tabulator  – Taste.

Jetzt werden automatisch die entsprechenden Beträge auf dieser Registerseite angepasst.

Da Sie einen Gesamtrabatt vergeben haben, wird dieser auch im späteren Ausdruck zu diesem Vorgang gezeigt. 

HINWEIS: Das Feld Gesamtrabatt ist nur aktiv, wenn sich auf der Seite Positionen ein Eintrag befindet.

 

HINWEIS: Sollten Sie das Modul Rechnung geöffnet haben, wird nur auf dieser Registerseite unten zusätzlich eine Liste der Abschlagszahlung gezeigt. Weitere Infos dazu finden Sie in der Hilfe zum Modul Rechnung.

 

Die Registerseite Vor – Nachtext 

 

Auf dieser Registerseite können Sie für jeden Vorgang die entsprechenden Vor- oder Nachtexte bearbeiten. Ab dieser Version von PiDA faktura besteht die Möglichkeit  mehrere Vor- und Nachtexte anzulegen. Die Anlage dieser Texte wird im Modul Einstellungen durchgeführt. Sowohl beim Vortext als auch beim Nachtext können Sie in dem „Listenfeld Vortext wählen“ / „Nachtext wählen“ jeweils bis zu zwei Texte auswählen.

 

Oberhalb des Feldes Vortext auf der rechten Seite finden Sie den Button Anrede.
Wenn zu diesem Kunden eine entsprechende Anrede in der Adressverwaltung hinterlegt ist, wird diese jetzt mit Betätigung des Buttons automatisch eingelesen und in den Vortext implementiert.

Das Notizfeld

Ganz oben auf diese Registerseite finden Sie das Datenfeld Notiz.

Tragen Sie in diesem Datenfeld Ihre persönlichen Informationen zu diesem Vorgang ein. Auch dieses Datenfeld ist auf der rechten Seite mit einem vertikalen Rollbalken ausgestattet, so dass Sie hier uneingeschränkt viele Zeilen hinterlegen können. Das Datenfeld Notiz wird an keiner Stelle im Programm ausgedruckt.

 

 

Registerseite: Dokumente 

Wenn Sie diese Registerseite anklicken, können Sie zu Ihrem Vorgang externe Dokumente hinterlegen. Dies kann zum Beispiel eine PDF Datei oder aber auch ein Bild sein.
Wenn eines dieser Dokumente hier hinterlegt wird, wird stets nur ein Link (Verweis) zu diesem Dokument gespeichert. Wenn Sie das Dokument hier in der Liste hinterlegen und später einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste machen, wird das entsprechende Dokument geöffnet. Somit haben Sie die Möglichkeit zu Ihrem bereits angelegten Vorgang zusätzliche Dokumente zu hinterlegen. Achten Sie bitte darauf das hier hinterlegte Dokumente auf Ihrer Festplatte nicht verschoben werden. Ist dies der Fall kann mit einem Doppelklick das entsprechende Dokument nicht mehr geöffnet werden. Sollten Sie später diese Dokumente nicht mehr benötigen und auch löschen, vergessen Sie nicht den entsprechenden Eintrag hier auf der Registerseite Dokument ebenfalls zu löschen.

Ein neues Dokument anlegen

Wenn Sie ein neues Dokument anlegen möchten, füllen Sie zunächst das Datenfeld Dokument Titel / Betreff aus.
Sie können in diesem Datenfeld eine aussagekräftige Beschreibung hinterlegen. Klicken Sie jetzt auf den Button Neu. Anschließend öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster Ihr entsprechendes Dokument aus, welches  Sie hier hinterlegen möchten. Schließen Sie anschließend das Fenster.

Anschließend wird der Pfad zu diesem Dokument als Datensatz gespeichert und unten der Liste hinzugefügt. In der Liste sehen Sie die beiden Spalten Pfad und Titel.

Wenn Sie jetzt einen Doppelklick auf diesen Eintrag in der Liste machen, wird das Dokument geöffnet. Wenn Sie den Titel eines hier hinterlegen Dokumentes ändern möchten, markieren Sie dazu diesen Eintrag nur in der Liste. In dem oberen Datenfeld Dokument Titel / Betreff können Sie jetzt den Namen bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf den Button Update und der Eintrag wird unten in der Liste übernommen. Dabei werden die Felder automatisch geleert.

 

Proforma-Rechnung 

 

 

Im Auftragsmodul kann eine Proforma-Rechnung erstellt werden.
Rufen Sie dazu den gewünschten Auftrag in der Liste auf und starten Sie die Detail-Ansicht mit einem Doppelklick.

 

In der Menüleiste unter: Funktionen ist jetzt der Eintrag: Proforma-Rechnung aktiv.
Klicken  Sie nun auf diesen Eintrag.

 

Anschließend öffnet sich ein weiteres Fenster.

 

 

 

 

 

 

Das Fenster gibt einen Hinweis darauf, welcher Auftrag zur Proforma – Rechnung gewandelt werden soll.

 

Wenn Sie auf Abbrechen klicken, wird der Vorgang nicht weitergeführt.

 

Wenn Sie jedoch auf OK klicken, wird eine Proforma – Rechnung erstellt. Der Auftrag, bzw. die neue Proforma – Rechnung ist nun in der Liste rot gekennzeichnet.

 

Im Drucktitel des Vorgangs wird nun Proformarechnung eingetragen.

 

 

 

 

 

 

Im Feld Status wird nun anstatt Auftrag das Kürzel PR eingetragen. 

Kennzeichnung im Feld Status

HINWEIS:

Wenn Sie die Ware vom Auftrag beim Lieferanten über das Bestellmodul bestellen, kann dieser Auftrag später nach Erhalt der Ware auch weiter verarbeitet werden. D.h., dass aus einem Aufrag, der bereits zur Bestellung abgeleitet wurde, dieser auch später noch zum Lieferschein oder zur Rechnung generiert werden kann. In diesem Fall erhält der Auftrag im Feld Status den Eintrag: Best./Rg. oder aber Bestell./LS.

Die Menüleiste 

 

Wichtige Funktionen übersichtlich platziert

projektverwaltung Menüleiste

Das Modul Auftrag verfügt über die Menü Einträge Module, Funktionen, Listen und Drucken und Hilfe.

Unter dem Eintrag Module haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Module auszuwählen. Einige Module sind hier mit Kurzbefehlen hinterlegt.
Unter dem Menü Eintrag Funktionen befinden sich wichtige Einträge, die für die Funktionalität des Vorgangs von Bedeutung sind. Diese werden später im Detail noch erläutert. Es macht Sinn, sich bei einigen Einträgen die Tastaturkurzbefehle zu merken, da diese sehr häufig Verwendung finden.

Unter dem Menü Eintrag Listen können Sie die entsprechenden Listen zu diesem Vorgang oder zu diesem Modul aufrufen.

Der Menüeintrag Drucken beinhaltet wie der Name schon sagt, die einzelnen Druckmöglichkeiten zu diesem Modul.

Im Menü Hilfe können Sie diese online Hilfe zu PiDA faktura direkt aufrufen.

Die Menüeinträge Datei, Module und Über sind in allen Modulen gleich gehalten. Eine Erläuterung finden Sie unter Allgemeines.

Funktionen 

 

Neuer Auftrag

Wenn Sie einen neuen Auftrag anlegen möchten, klicken Sie auf diesen Menüeintrag. Anschließend wird eine neue fortlaufende Auftragsnummer in diesem Vorgang eingetragen, sowie das aktuelle Datum erfasst.

Wählen Sie im nächsten Schritt einen Kunden für diesen Auftrag aus. Tragen Sie dazu im Feld Kundennummer die entsprechende Kundennummer des Kunden ein und dann verlassen Sie das Datenfeld mit der Tab – Taste. Die Daten des Kunden werden jetzt automatisch aus der Adressverwaltung ausgelesen und in den Auftrag übernommen.

HINWEIS:

Unmittelbar unter dem Datenfeld Kundennummer finden Sie das Datenfeld Suchfeld. Wenn Sie die Kundennummer Ihres Kunden nicht präsent haben alle, können Sie hier zum Beispiel den Firmennamen eines Kunden eintragen. Betätigen Sie anschließend die Return – Taste. Ein Fenster öffnet sich und das Programm sucht im Hintergrund bereits nach dem von Ihnen eingetragenen Firmennamen und zeigt Ihnen in einer Liste alle gefunden Datensätze an. Per Doppelklick können Sie einen Eintrag aus der Liste übernehmen.

Sollten Sie nicht den Namen des Kunden kennen, können Sie das Suchfeld leer lassen und anschließend die Return – Taste betätigen. Ein Fenster zeigt Ihnen in einer Liste alle angelegten Kunden an.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, in dieser Liste nach Ihren Kunden zu suchen. Oberhalb der Liste können Sie den Suchbegriff eintragen und im Listenfeld das Datenfeld selektieren, in dem gesucht werden soll.

Das ist Suchfenster selber können Sie mit der ESC – Taste schließen.

Sichern

Wie der Name bereits sagt, wird der Vorgang und alle Änderungen mit Betätigung des Eintrags Sichern gespeichert.

Suchen

Wenn Sie diesen Eintrag betätigen, öffnet sich auf der rechten Seite des Fensters eine Suchoption. Hier haben Sie die Möglichkeit, komfortabel und umfangreich im Programm selber zu suchen. Wählen Sie dazu ein entsprechendes der Datenfeld aus, in dem gesucht werden soll und tragen Sie anschließend den Suchbegriff in das darunter liegende Datenfeld ein.

Betätigen Sie jetzt Return – Taste, so dass die Suche ausgelöst wird. Alle Suchtreffer werden Ihnen jetzt auf der linken Seite in der Liste angezeigt. Sie können jetzt den Vorgang öffnen, indem Sie mit einem Doppelklick auf einen Eintrag oder aber mit der Tastatur einen Eintrag markieren und die Return – Taste betätigen.

Der von Ihnen eingetragene Suchbegriff bleibt im Suchfeld eingetragen. Sollte bei dieser Suche nicht Ihr gewünschter Suchtreffer erscheinen, können Sie jetzt einen anderen Suchbegriff hinterlegen und die Suche erneut starten.

Löschen

Wenn Sie einen kompletten Vorgang wie zum Beispiel einen Auftrag löschen möchten, markieren Sie diesen Datensatz in der Listenansicht und klicken Sie auf den Eintrag Löschen.

LS generieren

Sie können einen bereits gefertigten Auftrag sofort an das Modul Lieferschein übergeben. Das hat den Vorteil, dass Sie den Vorgang nicht erneut anlegen müssen. Markieren Sie dazu in der Listenübersicht Ihren gewünschtenAuftrag und wählen Sie aus dem Menü den Eintrag Lieferschein generieren

Anschließend wird der Auftrag automatisch zum Lieferschein generiert.

Rechnung generieren

Weiterhin können Sie auch Ihren Auftrag direkt an das Modul Rechnung übergeben. Markieren Sie dazu in der Liste Ihren gewünschten Vorgang und wählen Sie diesen Menüeintrag. Anschließend wird dieser Auftrag mit allen Positionen zur Rechnung generiert.

Bestellung generieren

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit Ihren Auftrag auch an das Modul Bestellung direkt zu übergeben. Markieren Sie dazu in der Liste Ihren gewünschten Vorgang und wählen Sie diesen Menüeintrag. Anschließend wird dieser Auftrag mit allen Positionen zur Bestellung generiert.

Proforma-Rechnung

Wenn Sie einen Auftrag in der Detailansicht aufrufen, wird dieser Eintrag aktiv. Wenn Sie diesen jetzt anklicken, wird aus dem Auftrag eine Proforma-Rechnung erstellt. Weitere Ausführungen finden Sie bereits weiter oben.

Übergabe ToDo

Es ist in der Praxis sehr angenehm, sich an aktuelle Vorgänge insbesondere an offene Aufträge erinnern zu lassen. Übergeben Sie daher zum Beispiel Ihren Auftrag an die To-Do Verwaltung. Wählen Sie diesen Eintrag, nachdem Sie Ihren Vorgang in der Liste markiert haben. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie weitere Optionen eintragen können. Jetzt werden Sie von der To-Do Verwaltung automatisch an den offenen Auftrag erinnert. An dieser Stelle sei daran erinnert, die To-Do Verwaltung intensiv zu nutzen. Alleine durch die Tatsache, dass von allen Modulen To-Dos angelegt werden können, kann die aktive Nutzung der To-Do Verwaltung zur Steigerung des Umsates führen.

Neue Position

Wenn Sie auf der Registerseite Positionen sind und Ihre entsprechenden Daten in den oberen Editierfeldern eingetragen haben, brauchen Sie nicht extra mit der Maus auf den Button Neu zu klicken um eine neue Position anzulegen, sondern können dies auch über diesen Menüeintrag Neue Position durchführen. Anschließend wird eine neue Verkaufsposition der Verkaufsliste hinzugefügt. Merken die sich hier den für diesen Befehl hinterlegten Kurzbefehl.

Artikel suchen

Wenn Sie auf der Registerseite Positionen eine neue Verkaufsposition anlegen möchten und Ihnen die Artikelnummer nicht bekannt ist, können Sie diesen Menübefehl Artikel suchen verwenden.
Es öffnet sich anschließend eine Artikelliste, in der Sie gezielt nach einem Artikel suchen können. Die Suche nach dem Artikel wird in dem Feld Suchbegriff mit Betätigung der Return – Taste ausgelöst. Die gefundenen Artikel werden in der Liste dargestellt. Einen Artikel können Sie mit einem Doppelklick in den Auftrag übernehmen.

Auftrag kopieren

Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, einen vollständigen Auftrag zu kopieren. Markieren Sie dazu wieder in der Listenansicht den gewünschten Auftrag und wählen Sie den Menüeintrag Auftrag kopieren. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Kunden für den neuen Auftrag eintragen können. Auch in diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit nach einem Kunden zu suchen, falls Ihnen die Kundennummer nicht präsent ist. Folgen Sie anschließend den Anweisungen in diesem Fenster und der vollständige Auftrag mit allen Positionen wird kopiert. Das hat vor allen Dingen dann den Vorteil, wenn Sie bereits einen umfangreichen Auftrag geschrieben haben und dieser für einen anderen Kunden ebenso interessant sein könnte. Der Kopiervorgang erspart Ihnen die Anlage eines neuen umfangreichen Auftrages.

Ansprechpartner

Wenn Sie auf die Registerseite Erfassung sind und einen Ansprechpartner zum Vorgang hinzufügen wollen, betätigen Sie den Menüeintrag Ansprechpartner. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die hinterlegten Ansprechpartner zu diesem Kunden mit einem Doppelklick auswählen und diesem Vorgang jetzt hinzufügen können. Der Ansprechpartner wird direkt der Kundenadresse hinzugefügt.

Adresse aktualisieren

In der Praxis kommt es öfter vor, dass eine Kundenadresse aktualisiert werden muss. Diese Aktualisierung wird in der Adressverwaltung durchgeführt. Das kann zum Beispiel sein, dass sich ein Straßenname verändert hat. Wenn Sie bereits zu diesem Kunden einen Auftrag gefertigt haben, dies aber dem Kunden noch nicht so Verfügung gestellt haben, können Sie diesen Menüeintrag Adresse aktualisieren verwenden. Die Aktualisierung aus der Adressverwaltung wird jetzt direkt in den Auftrag übertragen. Somit brauchen Sie keinen neuen Auftrag mit z.B. neuer Adresse für diesen Kunden anzulegen.

Rohgewinn nachberechnen

Diese Funktion wird aktiv, wenn die Erfassung zu diesem Vorgang geöffnet ist. Dann kann mit dieser Funktion insbesondere der Rohgewinn nachberechnet werden, wenn Sie bereits vor der Version 9.0 mit PiDA faktura gearbeitet haben. Dadurch, dass auch alte Vorgänge nachberechnet werden können, die aber möglicherweise zum damaligen Zeitpunkt einen vollkommen anderen Einkaufspreis hatten, haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, ob der Rohgewinn nachträglich d.h. zum aktuellen Zeitpunkt nachberechnet werden soll.

 

eMail senden

Wenn Sie in der Listenübersicht des Moduls Auftrag einen Vorgang markieren, können Sie direkt dem hinterlegten Kunden eine Email senden. Voraussetzung ist, dass Sie in der Adressverwaltung zu diesem Kunden auch eine gültige Email-Adresse hinterlegt haben.

Wenn Sie nun diesen Vorgang markiert haben und den Menüeintrag eMail senden wählen, sucht das Programm im Hintergrund die hinterlegte eMail- Adresse und öffnet das Standard eMail-Programm und trägt dort sofort die eMail-Adresse ein. Sie können jetzt sofort eine Mail versenden.

Auftrag pro Kunde

Wenn dieser Menüeintrag angeklickt wird, öffnet sich ein neues Fenster.
Oben in dem Feld Kundennummer wird die gewünschte Kundennummer des Kunden eingetragen, für den wir eine Listenübersicht der Aufträge erstellen möchten.

Unmittelbar nach dem Eintrag der Kundennummer wird das Feld mit der TAB – Taste verlassen.
In dem unteren Feld werden nun die Kundendaten zum Kunden eingelesen.

Weiter unten finden wir die Felder:
Zeitraum von  und bis.

Tragen Sie in den Feldern „von“  und  „bis“ Ihren gewünschten Zeitraum ein.

Wenn Sie das Feld „bis“ mit der TAB – Taste verlassen, wird der Button OK blau markiert (Mac), so dass Sie mit Betätigung der Enter – Taste die Suche aktivieren können. Sie können alllerding auch mit einem Mausklick auf die Taste OK die Suche aktivieren.

Das Fenster schließt sich anschließend und in der Listenübersicht werden nun alle Aufträge für diesen Kunden in dem gewünschten Zeitraum dargestellt.

Somit können Sie sich jederzeit „alle Aufräge“ eines beliebigen Kunden für einen frei definierbaren Zeitraum anzeigen lassen.

 

 

Info

Der Menüeintrag Info gibt Ihnen eine schnelle Übersicht über die zu einem Vorgang angelegten Positionen. Es kommt öfters vor, dass man zu einem Vorgang die Positionen schnell einsehen möchte. Dazu müssen Sie diesen Vorgang nicht zwingend mit einem Doppelklick starten. Markieren Sie einfach nur Ihren gewünschten Vorgang in der Liste und wählen Sie den Menüeintrag Info oder wählen Sie den entsprechenden Tastaturbefehl. Anschließend öffnet sich am unteren Fensterrand eine Liste mit den zum Vorgang angelegten Positionen. Diese Liste können Sie mit Betätigung der Return – Taste sofort wieder schließen, einen neuen Vorgang markieren und sich auf gleiche Weise wieder die Position anzeigen lassen. Von daher lassen sich über diesen Menüeintrag die Positionen der verschiedene Vorgänge schnell einlesen, statt über einen Doppelklick den jeweiligen Vorgang immer eigenständig öffnen zu müssen.

Listen 

Liste alle

Wenn Sie diesen Menüeintrag wählen alle, wird die Liste alle aufgerufen. In dieser Ansicht werden Ihnen zunächst keine Daten angezeigt. Sie haben jetzt die Möglichkeit in dieser Liste sich alle Daten oder durch Betätigung des entsprechenden Buchstaben selektierte Daten anzeigen zu lassen. Wenn Sie auf einen Buchstaben klicken, werden Ihnen die Aufträge gezeigt, deren Firmennamen mit entsprechendem Buchstaben beginnen.

 

Liste offen

Wenn Sie auf diesen Eintrag klicken, wird Ihnen wieder Name schon sagt die Liste offen angezeigt. Das ist die Liste mit den noch offenen Aufträgen, die noch nicht zu einem anderen Vorgang weiter verarbeitet wurden. Klicken Sie jetzt auf die entsprechenden Buchstaben oder auf den Button Alle, wenn Sie sich alle offenen Aufträge anzeigen lassen möchten.

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