Das Modul Rechnung
Inhalt:
Allgemeines
In diesem Modul werden alle Rechnungen gefertigt und verwaltet. Bei der Neuanlage einer Rechnung können Sie direkt auf den vorhandenen Kundenstamm, den Sie bereits im Modul Adressverwaltung angelegt haben, zurückgreifen.
Bei der Erfassung der Positionen zu einer Rechnung können Sie direkt auf die Artikel, die Sie bereits in der Artikelverwaltung angelegt haben, zugreifen.
Wenn Sie eine Rechnung für Ihren Kunden gefertigt haben, können Sie diese später mit einem Klick zu einem Lieferschein generieren. Achten Sie jedoch unbedingt darauf, ob Sie nicht bereits einen Lieferschein angelegt haben und diesen schon zur Rechnung weitergeleitet haben.
Dieses nachträgliche Erstellen eine Lieferscheins, sollte nur genutzt werden, wenn die Rechnung vor Versand der Lieferung erstellt wird und der Kunde erst danach die Lieferung erhält. Dieses Weiterleiten einer Rechnung zum Lieferschein hat den Vorteil, dass Sie die Daten nicht doppelt erfassen müssen.
Außerdem kann eine vorhandene Rechnung kopiert und einem neuen Kunden zugeordnet werden. Auch diese Vorgehensweise spart viel Zeit, gerade dann, wenn ein Vorgang sehr viele Positionen enthält. Oftmals ist es leichter, eine Rechnung zu kopieren und anschließend die nicht benötigten Positionen zu löschen, als eine neue umfangreiche Rechnung zu erstellen.
Im Rechnungsmodul stehen Ihnen mehrere Listenansichten zur Verfügung. Sie finden hier die Liste alle, die Liste Rg. -Ausgang, Liste Druck, Liste Mahung 1- 3, Liste Kontoauszug, Liste offene Posten, Liste OP-Ausbuchung. Diese Listen werden Ihnen rechts in der Seitenleiste gezeigt.
HINWEIS: Zusätzlich finden Sie in der Menüleiste -> Liste noch die Liste wiederk. Rechnung und Liste Restbetrag sowie alle bereits zuvor genannten Listen.
In der Liste alle werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die Sie geschrieben haben. In der Liste Rg.-Ausgang haben Sie die Möglichkeit nach Rechnungen in einem selbst gewählten Zeitraum und ob bezahlt oder offen anzeigen zu lassen. In der Liste Druck können Sie über einen selbstgewählten Zeitraum die Rechnungen herauszufiltern, die bereits gedruckt oder noch nicht gedruckt wurde, selektieren.
Die Listen Mahnung 1 bis Mahnung 3 zeigt Ihnen täglich an, welche Rechnung sich in der Mahnung befindet. Wenn Sie eine Rechnung mit Zahlungskonditionen erfasst haben, wird Ihnen automatisch die Rechnung einen Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist in der Mahnung 1 angezeigt. Wird die Mahnung dann nicht innerhalb der Zahlungsfrist der Mahnung beglichen, wird diese offene Rechnung automatisch einen Tag später in der Liste Mahnung 2 angezeigt. Entsprechendes Verhalten gilt für Mahnung 3. Wichtig dabei ist, dass die Rechnung nach Zahlungseingang umgehend ausgebucht wird, damit Sie nicht dem Kunden eine Mahnung schicken, die nicht berechtigt ist.
Mit der Liste Kontoauszug erhalten Sie einen Überblick aller offenen Rechnungen zu einem Kunden. Dazu muss erst in der Liste alle, ein Datensatz markiert sein und dann kann erst die Liste Kontoauszug genutzt werden. Diese Liste dient für Ihren Überblick, kann aber auch als Ausdruck dem Kunden zur Verfügung gestellt werden um an alle offenen Forderungen zu erinnern.
Die Liste offene Posten zeigt Ihnen alle Rechnungen an, die noch nicht beglichen bzw. ausgebucht wurden. Beachten Sie daher, dass es wichtig ist die Zahlungseingänge auszubuchen, damit Sie immer Ihre offenen Forderungen im Blick haben.
In der Liste OP Ausbuchung werden Ihnen alle offenen Rechnungen angezeigt. Mit einem Doppelklick erscheint eine Meldung, die Sie noch mal auf das Ausbuchen hinweist. Betätigen Sie nun den Button OK, wird dieser Vorgang auf bezahlt gesetzt und das aktuelle Datum eingetragen.
Über den Menüeintrag -> Listen erhalten Sie zu den bereits oben beschriebenen Listen zusätzlich die Liste der wiederkehrenden Rechnung. Wenn Sie diese Liste aufrufen, werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die Sie als wiederkehrend angelegt haben. Die Anlage einer wiederkehrenden Rechnung erfolgt über den Menüeintrag Funktionen -> Anlage wiederk. Rg. und wird weiter unten bei den Funktionen erläutert.
Aufruf des Rechnungsmoduls
Wenn Sie das Rechnungsmodul starten möchten, klicken Sie links in der Navigationsleiste auf den Eintrag Rechnung. Alternativ dazu haben Sie die Möglichkeit, in der Menüleiste über Module -> Rechnung anzuklicken oder aber das Tastatur Kürzel Apfel+5 (Mac) / Ctrl. + 5 (Pc) zu verwenden.
Anschließend wird das Modul Rechnung in der Listenansicht gestartet. Wie bei den anderen Modulen auch, ist die Liste zunächst leer und lädt nicht unter Umständen die vielen hunderten Rechnungen, die bereits im Programm vorhanden sind.
Sie haben jetzt die Möglichkeit, Ihre gewünschte Rechnug zu selektieren.
Dazu stehen oberhalb der Liste die entsprechenden Buchstaben zur Verfügung oder Sie klicken auf den Eintrag Alle anzeigen, so werden Ihnen in der Liste alle Rechnungen angezeigt, bzw. die Anzahl die Sie selber durch die Eingabe des Limits in den Einstellungen vorgegeben haben.
Klicken Sie auf einen der Buchstaben, werden Ihnen nur die Rechnungen anschließend in der Liste dargestellt, deren Firmenname dem zuvor angeklickten Buchstaben vom Anfangsbuchstaben her entspricht.
Suchen: Komfortable und schnell Vorgänge finden
Selbstverständlich stehen Ihnen im Modul Rechnung, wie auch in den anderen Vorgangsarten, komfortable Suchmöglichkeiten zur Verfügung.
Nutzen Sie insbesondere das Suchen in PiDA faktura, wenn Sie eine bestimmte Rechnung aufrufen möchten.
Das Suchen geht sehr schnell, ist komfortabel und lässt sich sowohl mit der Maus als auch nur über die Tastatur durchführen.
Umnittelbar nach Klick auf die Lupe oder durch die Tastenkombination Apfel + F (Mac) / Ctrl. + F (Pc) blenden sich auf der rechten Seite zwei neue Felder ein. Über das erste Feld wird das Suchfeld ausgesucht und im zweiten Feld tragen Sie Ihren gewünschten Suchbegriff ein.
Damit die Suche ausgelöst wird, müssen Sie im Suchfeld selber Return – oder aber die Enter -Taste betätigen.
Die möglichen Suchtreffer werden Ihnen anschließend in der Liste dargestellt. Mit einem Doppelklick auf einen gewünschten Listeneintrag können Sie jetzt die Detailansicht der Rechnung aufrufen.
Das Suchen wird ausführlich auf der Seite Allgemeines erläutert.
Das Suchen in der Liste selber
Wenn Sie nun mehrere Rechnungen als Suchergebnis erhalten haben, haben Sie die Möglichkeit, oberhalb der Liste in dem dortigen Datenfeld einen Suchbegriff einzutragen. Anschließend wird mit Betätigung der Return- oder Enter-Taste die Suche gestartet und die Liste nach dem Suchbegriff durchsucht. Auf diese Weise können Sie schnell in der Liste nach einem gewünschten Begriff suchen. Der zuerst gefundene Suchbegriff wird fett markiert dargestellt. Weitere Infos finden Sie auf der Seite Allgemeines.
Eine Rechnung weiter verarbeiten oder kopieren
Eine bereits erstellte Rechnung kann jederzeit kopiert werden. Sie sparen viel Zeit, wenn Sie eine gleiche Rechnung erneut erstellen und viele Positionen eintragen müssen. Wenn Sie eine Rechnung kopieren, öffnet sich ein Fenster, indem Sie die Kundennummer eintragen müssen, für die die Rechnung kopiert werden soll. Nach der Erstellung der Rechnung (Kopie) haben Sie jederzeit die Möglichkeit, diese noch zu bearbeiten und zu verändern. Eine Rechnung kann anschließend zu einem Lieferschein weiterverarbeitet werden, falls dieser nicht zuvor angelegt wurde. Im Rechnungsmodul können Sie dem Kunden sofort eine eMail senden. Dazu speichern Sie die Rechnung und verlassen die Erfassungsmaske über den Button Abbrechen. Die Rechnung wird Ihnen jetzt alleine in der Liste angezeigt. Rufen Sie jetzt im Menü -> Funktionen den entsprechenden Eintrag eMail senden auf. Ist zu diesem Kunden eine gültige eMail-Adresse in der Adressverwaltung hinterlegt, öffnet sich Ihr Standard eMail Programm und die eMail-Adresse wird direkt im eMail Fenster hinterlegt.
Die Schnellansicht
Positionen einer Rechnung können direkt in der Listenansicht des Moduls eingesehen werden. Dazu ist es nicht nötig, zuerst einen Doppelklick auf einen Listeneintrag durchzuführen, um die Detailansicht dieses Vorgangs betrachten zu können.
Wenn Sie schnell die Positionen betrachten möchten, reicht es wenn Sie die gewünschte Rechnung in der Liste markieren und über den Menüeintrag Funktionen -> Info wird unten am Bildschirmrand ein neues Fenster eingeblendet, welches Ihnen die Positionen zu dieser Rechnung anzeigt. Mit Betätigung der Esc-Taste kann dieses Fenster wieder geschlossen werden. Mit den Richtungstasten können Sie jetzt zur nächsten Rechnung in der Liste navigieren und anschließend wieder über den bereits oben beschriebene Menüeintrag die Positionen anzeigen lassen. Weitere Infos finden Sie auf der Seite Allgemeines.
Einen Vorgang abschließen
HINWEIS:
Ab der Version 9.5 können Sie nachträglich Vorgänge komplett abschließen, die z.B. noch nicht abschließend gedruckt wurden. In einem Fenster können die Vorgänge nach einem Zeitraum gesucht und in der Liste selektiert werden. Diese Vorgänge werden anschließend abgeschlossen und können dann nicht mehr verändert werden.
Wechseln Sie dazu und das entsprechende Modul Ihrer Wahl zum Beispiel Rechnungen, und wählen Sie den Menüeintrag -> Drucken-> Abschließend Drucken.
Weitere Infos und Bilder finden Sie auf der Seite Allgemeines.
Die Registerseiten 
Für eine optimale Übersicht: Gruppierung der Daten auf mehreren Seiten
Das Rechnungsmodul hat die Registerseiten: Erfassung, Positionen, Summen, Vor- Nachtext, Zahlung und Dokumente.
Auf diesen Registerseiten werden unterschiedliche Informationen zu einem Vorgang hinterlegt.
Auf der Registerseite Erfassung werden die Stammdaten zur Rechnung hinterlegt. Auf der Register Seite Positionen werden die einzelnen Verkaufspositionen zu dieser Rechnung erfasst. Auf der Seite Summen finden Sie eine Übersicht der Beträge zu dieser Rechnung. Auf der Seite der Vor- und Nachtexte werden die entsprechenden Texte für diesen Vorgang angelegt. Auf der Registerseite Zahlung werden die Zahlungskonditionen, das Rechnungsdatum, die Fälligkeit, das Alter, die Druckdaten der Mahnungen, die Teilzahlungen und der Status der Rechnung angezeigt. Auf der Registerseite Dokumente können andere Dateien wie Bilder, PDF Dokumente und andere Formate der Rechnung zugeordnet werden.
Die Registerseite Erfassung
Neu ab Version 9.6:
Auslandsgeschäfte mit Privatkunden
Wenn Sie eine Rechnung für einen Privatkunden im Ausland anlegen möchten, klicken Sie in der Erfassung auf das Optionsfeld Ausland neben dem Feld Status Rechnung.
Klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf Funktionen -> Steuersatz Ausland.
Ein neues Fenster öffnet sich. Tragen Sie hier für die Auslandsrechnung an eine Privatperson die im
jeweiligen Land üblichen MwSt.- Sätze 1 und 2 ein. Dabei ist es wichtig, dass beide MwSt.-Sätze eingetragen werden.
Speichern Sie anschließend die Angaben und erfassen Sie die Verkaufpositionen in Ihrer Rechnung.
Achten Sie darauf, dass Sie auch die Verkaufspositionen mit den entsprechenden MwSt-Sätzen erfassen.
Neu ab Version 9.5:
Button Neu Adresse direkt in den Vorgangsmodulen
Es besteht die Möglichkeit, direkt über den Button Neue Adres. einen neuen Kunden anzulegen, ohne das Modul zu verlassen. Wenn Sie den Button Neue Adres. im Erfassungsfenster oder im Suchfenster betätigen, können Sie anschließend direkt die Kundendaten eintragen. Bei Betätigung des Buttons OK wird geprüft, ob diese Adresse bereits vorhanden ist. Wenn ja wird das Speichern untersagt, damit der Kunde nicht doppelt angelegt wird. Wenn der Kunde noch nicht vorhanden ist, werden die Kundendaten anschließend sofort in den neuen Vorgang übernommen und im Modul Adressen gespeichert. Weitere Infos und Bilder finden Sie über Allgemeines
Auf der Registerseite Erfassung werden die Stammdaten zur Rechnung hinterlegt. Hier wird zunächst ein neuer Vorgang angelegt und diesem sofort ein Kunde zugeordnet. Nachdem der Kunde zugeordnet wurde, wird weiter unten eine mögliche Lieferanschrift eingetragen. Ist zu dem ausgesuchten Kunde eine Lieferanschrift hinterlegt, wird diese mit Betätigung des Button Suche in einer Listenansicht angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird die Lieferanschrift zu dieser Rechnung übernommen.
Wenn mit der Projektverwaltung gearbeitet wird, haben Sie die Möglichkeit, dieser Rechnung ein Projekt zuzuordnen. Tragen Sie dazu unten die entsprechende Projekt-Nummer ein und verlassen Sie das Datenfeld mit der Tabulator – Taste.
Oder aber tragen Sie im Feld Suche den gewünschten Projektnamen ein und betätigen die Return – Taste. Anschließend wird nach diesem Suchbegriff gesucht und ein möglicher Treffer in der Listenansicht dargestellt. Aus dieser Liste kann das Projekt mit einem Doppelklick übernommen werden.
Auf der rechten Seite dieser Registerseite werden oben automatisch die üblichen Datenfelder für einen Vorgang wie Datum, Nummer des Vorgangs usw. angelegt.
Weiter unten können Sie den Drucktitel noch mal eigenständig definieren. Standardmäßig wird der Titel aus dem Vorgang selber abgeleitet.
Bitte beachten Sie, dass die Drucktitel vorrangig gedruckt werden, die in der Übersetzung (Einstellung -> Sprache) hinterlegt wurden, wenn dem Kunden eine Sprache im Adressmodul zugeordnet wurde.
Das Feld Projekt können Sie ausfüllen, wenn unter dem Drucktitel das Projekt im späteren Druck erscheinen soll.
Bei Bedarf füllen Sie das Feld Leistung mit entsprechenden Informationen aus. Sobald dieses Feld einen Eintrag hat, erscheint es auch im Ausdruck.
Das Freifeld
Im Freifeld können Sie einen eigenen Namen Ihrer Wahl definieren. Klicken Sie dazu auf den Namen Freifeld. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster in dem Sie den Namen des Freifeldes eintragen können. Dieser Name wird für alle Vorgänge, also vom Angebot bis zur Rechnung, übernommen. Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, diesen Namen später wieder zu ändern.
Druck des Freifeldes:
Wenn Sie dieses Datenfeld ausgefüllt haben, wird dieses auch später für den Ausdruck verwendet. Wurde einem Kunde in den Spracheinstellungen keine Sprache zugeordnet, wird für den späteren Druck dieses Datenfeldes, die von Ihnen eingetragene Feldbezeichnung übernommen.
HINWEIS: Wenn Sie bei einem Kunden eine Sprachkombination wie zum Beispiel Deutsch, Englisch oder meine Sprache hinterlegt haben, wird für den späteren Ausdruck die im Sprachmodul (Einstellung 5) für das Freifeld hinterlegte Bezeichnung verwendet.
Übernahme eines Verkäufers:
Wird ein Kunde hinterlegt, bei dem in der Adressverwaltung ein Verkäufer zugeordnet ist, trägt sich der Name des Verkäufers bei der Anlage einer neuen Rechnung automatisch ein.
Zuordnung einer Provision:
Im Datenfeld Provision% können Sie nun die Provision des Verkäufers eintragen. Beim Verlassen des Feldes mit der Tabulator – Taste wird nun der Provisionsbetrag von der Gesamtsumme berechnet und in das nebenstehende Feld eingetragen.
Übernahme einer Sprache:
Wurde zum hier eingetragenen Kunden in der Adressverwaltung eine Sprache hinterlegt, wird diese Sprache beim Eintrag der Kundennummer automatisch in die Rechnung übernommen. Der Druck des Vorgangs (Rechnung) erfolgt in der hinterlegten Sprache. Die Zuordnung der Sprache zu einem Kunden kann jederzeit in der Adressverwaltung geändert werden.
Übernahme einer Preisgruppe:
Die in der Adressverwaltung zum Kunden hinterlegte Preisgruppe wird im Feld Preisgruppe angezeigt.
Zuordnung eines Sachbearbeiters:
Weisen Sie dem Vorgang einen Sachbearbeiter zu, wenn Sie wissen möchten, welche Person diesen Vorgang bearbeitet hat.
Wählen Sie dazu aus dem Auswahlfeld einen Sachbearbeiter aus.
HINWEIS:
Die Sachbearbeiter werden im Modul Einstellungen einmalig angelegt und stehen anschließend an dieser Stelle dauerhaft zur Verfügung.
Die Registerseite Positionen
Auf dieser Registerseite werden die Verkaufs – Positionen zu einem Vorgang angelegt.
Im oberen Teil dieses Fensters sehen Sie die entsprechenden Datenfelder. Hier werden die Daten zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung hinterlegt, die Sie als Verkaufsposition der unteren Liste hinzufügen möchten.
Wichtig:
Einige Feldnamen mit den Bezeichnungen: Artikelsuche, Menge, Einzelpreis und Rabatt werden fett gedruckt dargestellt. Grundsätzlich ist bei dieser Art der Darstellung eine besondere Funktion hinterlegt. Befindet sich der Cursor in einem dieser Felder (außer Artikel – Suche), können Sie die Return – Taste betätigen, so dass dieser Artikel oder diese Dienstleistung mit Betätigung der Taste automatisch in die untere Verkaufsliste übernommen wird. Auf diese Art können Sie schnell Position in der Liste hinzufügen, ohne mit der Maus auf den Button Neu unterhalb des Beschreibungsfeldes klicken zu müssen.
Die Artikelsuche
Befindet sich der Cursor jedoch im Datenfeld Artikelsuche, wird mit Betätigung der Return – Taste eine Artikelsuche durchgeführt.
Wenn Sie bei der Anlage einer neuen Position Ihre Artikelnummer nicht kennen, können Sie mit Betätigung der TAB – Taste in das Feld Artikelsuche springen. Tragen Sie hier Ihren gewünschten Suchbegriff zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung ein wie zum Beispiel den Artikelnamen, und betätigen Sie anschließend die Return- Taste. PiDA faktura sucht nun im Hintergrund nach diesem oder aber ähnlichen Artikeln und präsentiert Ihnen diese in einem neuen Listenfenster. Sie können nun den gewünschten Aritkel aus der Liste aussuchen und mit einem Doppelklick direkt übernehmen. Dabei schließt sich das Suchfenster und die Daten werden in die Datenfelder auf der Registerseite Positionen übernommen.
HINWEIS: Ab Version 9.5
Ab der Version 9.5 steht die neue Positionsart Umbruch zur Verfügung.
Bei allen Vorgängen steht nun die neue Positionsart Umbruch zur Verfügung. Wenn diese neue Positionsart eingebunden wird, findet der weitere Druck der nachfolgenden Positionen auf einer neuen Seite statt. Weitere Infos unter Allgemeines.
Einen Stammartikel anlegen
Direkt oben links finden wir ein Auswahlfeld mit den einzelnen Positionsarten, die hier angelegt werden können.
Der Standardeintrag für dieses Auswahlfeld steht grundsätzlich auf Stammartikel.
Bei diesem Eintrag geht PiDA faktura davon aus, dass Sie einen Artikel mit der zugehörigen Artikelnummer anlegen möchten.
Gehen Sie dazu in das Datenfeld Artikelnummer und hinterlegen Sie dort Ihre gewünschte Artikelnummer zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung. Wenn Sie diese Artikelnummer dort eingetragen haben, verlassen Sie das Datenfeld mit der Tabulator – Taste. Jetzt werden die entsprechenden Artikeldaten aus der Artikelverwaltung in die weiteren Datenfelder automatisch eingelesen.
Mit Betätigung der TAB – Taste kann jetzt von Datenfeld zu Datenfeld gesprungen werden. Innerhalb dieser Datenfelder haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Einträge zu definieren oder aber bestehende Einträge zu verändern.
So können Sie zum Beispiel im Datenfeld Menge die gewünschte Menge eintragen. Ebenso im Datenfeld Rabatt Ihren gewünschten Rabatt hinterlegen.
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, im Datenfeld Einzelpreis den bereits vorhandenen Preis zu ändern oder aber einen neuen Preis einzutragen. Beim Verlassen des Feldes berechnet sich automatisch der Gesamtpreis. Klicken Sie anschließend unterhalb des Beschreibungsfeldes auf den Button Neu, um diese Verkaufsposition der unteren Verkaufsliste hinzuzufügen. Wie bereits oben beschrieben, haben Sie aber auch die Möglichkeit, wenn Sie mit dem Cursor innerhalb eines fett gedruckten Datenfeldes sind, die Position durch Betätigung der Return – Taste automatisch hinzufügen zu lassen.
In den Felder MwSt. 1 und MwSt. 2 wird der MwSt.-Satz hinterlegt, den Sie dem Artikel in der Artikelverwaltung zugeordnet haben.
Es kann grundsätzlich bei einer Verkaufsposition nur ein MwSt.- Satz hinterlegt werden.
Soll für den Artikel (Verkaufsposition) kein MwSt.-Betrag berechnet werden, werden die Felder MwSt.1 oder aber MwSt.2 nicht ausgefüllt.
Im Feld Gewinn wird der Rohgewinn zu diesem Artikel berechnet, vorausgesetzt, dass entsprechende Preise zu diesem Artikel (oder Dienstleistung) in der Artikelverwaltung hinterlegt wurden.
HINWEIS:
Es kann nur ein Gewinn berechnet werden, wenn zu diesem Artikel ein EK- und ein VK – Preis in der Artikelverwaltung hinterlegt wurde.
Rechts neben dem Feld Gewinn befindet sich das Feld Beschreibung. Hier haben Sie die Möglichkeit, eine umfangreiche Beschreibung zu Ihrem Artikel oder zu Ihrer Dienstleistung zu hinterlegen.
Nachdem Sie nun alle Datenfelder ausgefüllt haben, klicken Sie auf den Button Neu, um diesen Artikel Ihrer Verkaufsliste hinzuzufügen.
Einen manuellen Artikel anlegen
Wenn Sie einen manuellen Artikel anlegen möchten, wählen Sie in der Auswahlliste: Manueller Artikel.
Jetzt wird das Datenfeld Artikelnummer ausgeblendet, so dass Sie sofort den Artikelnamen eintragen können. Die weitere Handhabung entspricht dem Stammartikel, wie bereits oben beschrieben.
Einen Text anlegen
Wenn Sie die Artikelart Text auswählen, werden alle anderen Datenfelder ausgeblendet, so dass Sie nur noch Ihren Text im Feld Artikelname sowie eine Beschreibung im Feld Beschreibung eintragen können. Klicken Sie anschließend auf den Button NEU, wenn Sie in diesen Text unten in der Liste hinzufügen möchten. Sie können diese Artikelart für Überschriften der nachfolgenden Artikel verwenden.
Eine Zwischensumme erzeugen
Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei dieser Artikelart um das Hinzufügen einer Zwischensumme innerhalb der Verkaufsliste. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Positionen bereits angelegt haben und möchten von den bereits angelegten Position eine Zwischensumme ermitteln, wählen Sie aus der Auswahlliste diese Artikelart und klicken Sie anschließend sofort auf den Button Neu. Anschließend wird dies als neue Position hinzugefügt. Die Zwischensumme wird in der Verkaufsliste für Sie farblich in rot gekennzeichnet. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Zwischensummen in einer Verkaufsliste einfügen zu lassen. Die Zwischensumme bezieht sich immer auf die oberen Positionen der Zwischensumme bis du nächsten Zwischensumme als Position.
Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit eine Zwischensumme per bei Drag and Drop innerhalb der Verkaufsliste zu verschieben. Nach dem Verschieben wird die Zwischensumme automatisch aktualisiert. Weitere Ausführungen zu Drag and Drop finden Sie unter dem Menüpunkt Allgemeines.
HINWEIS:
Wenn Sie die Positionsart bei einer bereits erfassten Position wechseln wollen, ist es notwendig, dass Sie die Position löschen und neu erfassen.
Die Button Neu, Löschen, Update, Duplizieren und LS übern.
Button Neu
Wie bereits erwähnt, kann mit Betätigung des Buttons Neu ein neuer Artikel sowie eine Zwischensumme der Verkaufsliste hinzugefügt werden.
Button Löschen
Wenn Sie unten in der Verkaufsliste einen Eintrag markieren, werden die entsprechenden Daten dieser Position oben in die Editierfelder geladen. Wenn Sie jetzt den Button Löschen betätigen, wird diese Verkaufsposition sofort gelöscht und damit unten aus der Verkaufsliste entfernt. Dieser Schritt kann nicht rückgängig gemacht werden.
Button Update
Wenn Sie unten in der Verkaufsliste einen Eintrag markieren, werden die entsprechenden Daten dieser Verkaufsposition oben in die Editierfelder geladen. Hier haben Sie nun die Möglichkeit, in den einzelnen Datenfeldern Ihre Einträge zu aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf den Button Update, um die Aktualisierungen unten in die Verkaufsliste zu übernehmen. Anschließend werden die oberen Felder wieder geleert.
Button Duplizieren
Wie bereits schon oben erwähnt, haben Sie die Möglichkeit unten in der Verkaufsliste einen Eintrag entweder mit den Richtungstasten oder aber mit der Maus zu markieren. Wenn Sie jetzt oben den Button Duplizieren verwenden, wird dieser Artikel in der Liste dupliziert.
Das hat den Vorteil, dass Sie diesen Artikel nicht erneut anlegen müssen. Ist gerade bei diesem Artikel eine umfangreiche Beschreibung hinterlegt worden, macht es Sinn, einen Artikel zu duplizieren und diesen später nur zu verändern.
Button LS übern.
Betätigen Sie diesen Button, wenn Sie eine Sammelrechnung erzeugen wollen. D.h. zu der aktuell erfassten Rechnung möchten Sie die Positionen mit Lieferscheinangaben aus bestehenden offenen Lieferscheinen aufführen. Mit Klick auf den Button LS übern. öffnet sich ein Fenster und alle offenen Lieferscheine zum Kunden, die noch nicht zur Rechnung generiert wurden, werden Ihnen angezeigt. Sie können per Doppelklick einen einzelnen Lieferschein wählen oder auf den Button Alle LS übertragen klicken, damit sofort alle offenen Lieferscheine in der Rechnung verarbeitet werden.
HINWEIS: Bevor Sie Lieferscheine übernehmen können, muss die Rechnung gespeichert werden.
Die Scan und AutoScan Funktion
Die Scan Funktion
Sie haben die Möglichkeit mit einem Handscanner, der den BarCode Typ automatisch erkennt, Artikel als Verkaufsposition einlesen zu lassen. Voraussetzung dafür ist, dass der entsprechende Artikel mit der gültigen Artikelnummer auch in der Artikelverwaltung angelegt wurde.
Auch wenn Sie in der Artikelverwaltung einen neuen Artikel anlegen, können Sie mit einem Handscanner den entsprechenden BarCode in der Artikelnummer einlesen lassen. Verwenden Sie hierfür einen Scanner, der den Barcodetyp automatisch erkennt.
Gehen Sie jetzt an das Datenfeld Artikelnummer und betätigen Sie Ihren Scanner. Wenn Sie die Option Scan
aktiviert haben, wird mit Betätigung des Barcode Scanners der Artikel aus der Artikelverwaltung eingelesen. Das Feld Menge hat jetzt automatisch den Wert 1. Sie haben jetzt die Möglichkeit die entsprechenden Datenfelder noch zu editieren und anschließend mit Betätigung des Button Neu diese Position als Verkaufsposition neu anzulegen. Die entsprechenden Daten aus den oberen Feldern werden jetzt automatisch in die untere Verkaufsliste hinzugefügt.
Die Auto-Scan-Funktion
Wenn Sie auch diese Option aktiviert haben, sowohl die Scan Option als auch die Auto Scan Option beide aktiviert sind, wird jetzt mit dem Scanvorgang die Artikelnummer aus der Artikel Verwaltung eingelesen und direkt automatisch in die Verkaufsliste der Positionen übertragen. Anschließend werden die oberen Datenfelder für eine neue Eingabe geleert. Somit haben Sie die Möglichkeit, digital über Ihren Handscanner Positionen der Verkaufsliste hinzuzufügen ohne diese editieren zu müssen. Wie bereits oben gesagt, ist dabei wichtig, dass der Artikel zuvor in der Artikelverwaltung hinterlegt wurde.
Seriennummern
Sowohl Im Modul Rechnung als auch im Lieferscheinmodul lässt sich nach Seriennummern suchen. In den anderen Vorgangsmodulen nicht.
Die Anlage und Verwaltung der Seriennummer zu einem Artikel findet in der Artikelverwaltung statt.
Wenn Sie die Suche aktivieren, sehen Sie, dass im Listenfeld der Suchfelder der Eintrag Seriennummer aufgeführt ist. Wenn bereits einem Artikel eine Seriennummer zugeordnet wurde, können Sie nach dieser SN suchen.
Wählen Sie dazu den Eintrag Seriennummer aus der Listenfeld aus.
Tragen Sie direkt unterhalb im Suchfeld die gewünschte Seriennummer ein und betätigen Sie die Return – Taste. Die Suche wird nun ausgelöst. In der Liste wird Ihnen die Rechnung angezeigt, in der die Position mit der gesuchten Seriennummer vorhanden ist.
Auf diese Art können Sie das gesamte Modul Rechnung nach bereits verwendeten Seriennummern durchsuchen.
HINWEIS: Seriennummern werden nur im Lieferschein und in der Rechnung zugeordnet.
Die Verwendung von Seriennummern
Auf der Registerseite Positionen wird im Gegensatz zu den anderen Vorgangsarten (außer im Lieferscheinmodul) das zusätzliche Datenfeld Seriennummer angezeigt. Vor dem Feld Seriennummer finden Sie den Button mit der Aufschrift SN.
Wenn oben (nicht unten in der Liste) das Feld Artikelnummer ausgefüllt wurde UND zu diesem Artikel eine Seriennummer in der Artikelverwaltung hinterlegt wurde, klicken Sie auf den Button SN. Siehe nachfolgendes Bild.
Anschließend öffnet sich ein Fenster. In diesem können Sie sehen, ob für diesen Artikel eine Seriennummer angelegt wurde.
Das Fenster mit dem Titel „Seriennummern zum Artikel“ öffnet sich und zeigt die in der Artikelverwaltung zu diesem Artikel angelegte Seriennummer. In diesem Fall die Seriennummer: 1253658.
Mit einem Klick auf die Seriennummer wird diese zum Artikel in der Rechnung hinzugefügt. Die Historie dieser Seriennummer wird in der Artikelverwaltung auf der Registerseite Seriennummer angezeigt.
Die Seriennummer kann nur einmal vergeben werden. Wird diese Seriennummer dem Artikel durch einen Klick übergeben, steht diese Seriennummer später nicht mehr zur Verfügung.
Wenn die Rechnung zum Lieferschein generiert wird
Zu einer Rechnung kann später ein Lieferschein generiert werden. Es muss aber darauf geachtet werden, dass nicht schon aus einem Lieferschein eine Rechnung generiert wurde. Weiter unten auf dieser Seite finden Sie die Erläuterungen dazu im Menü Funktionen. Wenn eine Rechnung zum Lieferschein übergeben wird, wird bei den Artikeln, die eine Seriennummer haben, diese mit in den Lieferschein übernommen. Auch das ist in der Artikelverwaltung in der Historie zur Seriennummer nachvollziehbar.
Daher macht es Sinn, wenn die Seriennummer gesucht werden soll, zuerst in der Artikelverwaltung in der Historie zur Seriennummer nachzuschauen. Anschließend kann der entsprechende Vorgang in den Modulen Lieferschein oder Rechnung sehr leicht gesucht und aufgerufen werden.
Die Registerseite Summen
Wenn Sie mit der Maus auf die Registerseite Summen klicken, werden Ihnen die entsprechenden Beträge zu diesem Vorgang angezeigt. Auf dieser Registerseite sehen Sie unter anderem den Nettobetrag, die enthaltenen Mehrwertsteuerbeträge, den Bruttobetrag und auch den Rohgewinn.
Ganz oben auf dieser Registerseite haben Sie die Möglichkeit, einen Gesamtrabatt zu vergeben. Klicken Sie dazu in das Feld und tragen Sie dort Ihren gewünschten Rabattwert ein. Verlassen Sie anschließend das Datenfeld mit der Tabulator – Taste.
Jetzt werden automatisch die entsprechenden Beträge auf diese Registerseite angepasst.
Da Sie einen Gesamtrabatt vergeben haben, wird dieser auch im späteren Ausdruck zu diesem Vorgang gezeigt.
HINWEIS: Das Feld Gesamtrabatt ist nur aktiv, wenn sich auf der Seite Positionen ein Eintrag befindet.
Die Abschlagszahlung
Wenn Sie die Registerseite Summen öffnen, erscheinen nur im Rechnungsmodul auf dieser Seite unten zusätzlich die Editierfelder zur Verrechnung von Abschlagszahlungen. Siehe Bild.
Im Feld Rg.-Nr. können Sie die Rechnungsnummer der Rechnung eintragen, die bereits zu diesem Kunden angelegt und bezahlt wurde. Ganz wichtig ist hierbei, dass die Rechnung als bezahlt auf der Registerseite Zahlung ausgebucht wurde. Wenn Sie das Feld Rg.-Nr. mit der TAB – Taste verlassen, werden die Daten dazu automatisch eingelesen und in den nachfolgenden Feldern angezeigt. Mit Klick auf den Button Neu wird die Rechnung der unteren Liste hinzugefügt.
HINWEIS:
Das Datenfeld: Rg.-Nr. ist fett markiert. Wie bereits bekannt, haben fett markierte Datenfelder in PiDA faktura eine besondere Bedeutung. Betätigen Sie im Feld Rg.Nr. die Return Taste. Anschließend öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster werden Ihnen Rechnungen zu diesem Kunden angezeigt, die Sie der Liste unten hinzufügen können.
Klicken Sie in dem Fenster doppelt auf eine gewünschte Rechnung oder aber markieren Sie diese und bestätigen Sie die Returntaste. Anschließend schließt sich das Fenster und die Rechnung wird automatisch unten in die Liste übernommen.
Oben in der Liste der Summen, findet jetzt automatisch eine Verrechnung der Beträge statt. Wenn Sie diese Rechnung ausdrucken, wird die Abschlagsrechnung in einer Auflistung ebenfalls dargestellt und von der Schlussrechnung subtrahiert.
HINWEIS:
Wenn bei diesem Vorgang ein Gesamtrabatt vergeben wurde, kann keine Abschlagsrechnung oder Teilzahlung hinzugefügt werden!
Der Gesamtrabatt
Zu einem Vorgang kann ein Gesamtrabatt vergeben werden. Oberhalb der Liste der Summen finden Sie ein Datenfeld mit der Bezeichnung Gesamtrabatt. Tragen Sie in diesem Datenfeld den Rabatt ein und verlassen Sie das Feld anschließend mit der Tabulator – Taste. Anschließend werden die Summen in der Liste verrechnet.
Der Gesamtrabatt wird ebefenfalls beim Druck mit ausgegben.
Der Gesamtrabatt kann nicht vergeben werden, wenn Sie in einem Vorgang mit unterschiedlichen MwSt.- Sätzen arbeiten oder aber zu dieser Rechnung bereits mit Teilzahlungen arbeiten und diese schon erfasst worden sind.
HINWEIS: Vergeben Sie immer nach der Erfassung der Positionen den Gesamtrabatt. Sollten Sie die Positionen noch einmal bearbeiten, wird der Rabatt wieder auf O gesetzt und muss neu eingetragen werden.
Die Registerseite Vor – Nachtext
Auf der Registerseite können Sie für jeden Vorgang die entsprechenden Vor- oder Nachtexte bearbeiten. Ab dieser Version von PiDA faktura besteht die Möglichkeit mehrere Vor- und Nachtexte anzulegen. Die Anlage dieser Texte wird im Modul Einstellungen durchgeführt. Sowohl beim Vortext als auch beim Nachtext können Sie in dem Listenfeld Vortext wählen / Nachtext wählen jeweils bis zu zwei Texte auswählen.
Oberhalb des Feldes Vortext auf der rechten Seite finden Sie den Button Anrede.
Wenn zu diesem Kunden eine entsprechende Anrede in der Adressverwaltung hinterlegt ist, wird diese jetzt mit Betätigung des Buttons automatisch eingelesen und in den Vortext implementiert.
Das Notizfeld
Ganz oben auf diese Register Seite finden Sie das Datenfeld Notiz.
Tragen Sie in diesem Datenfeld Ihre persönlichen Informationen zu diesem Vorgang ein. Auch dieses Datenfeld ist auf der rechten Seite mit einem vertikalen Rollbalken ausgestattet, so dass Sie hier uneingeschränkt viele Zeilen hinterlegen können. Das Datenfeld Notiz wird nicht gedruckt und dient lediglich zur Information.
Registerseite Zahlung
Auf dieser Registerseite werden die Zahlungen zu dieser Rechnung verwaltet.
Werden zu einem Kunden Zahlungskonditionen in der Adressverwaltung selber Zahlungskonditionen hinterlegt, werden diese bei der der Anlage einer Rechnung automatisch übernommen und anhand des Rechnungsdatums berechnet. Das ist in der Box Zahlbar innerhalb von und in der Box Alter / Fälligkeit / Druck zu sehen.
Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, die Zahlungskonditionen in den oben aufgeführten Datenfeldern nachträglich zu ändern. Wenn Sie zum Beispiel eine andere Zahlungsfrist eintragen möchten, können Sie dies im Feld: Tage rein netto durchführen. Verlassen Sie anschließend dieses Feld mit der TAB Taste und passen Sie, falls gewünscht den Skontowert an. Wenn Sie das Feld mit der TAB Taste verlassen werden die Berechnungen auf der rechten Seite unter: Alter/Fälligkeit/Druck automtisch durchgeführt.
Weiter unten in der Box Rg.-Druckdatum… wird das Druckdatum der Rechnung beim Druck erfasst.
Mahnungen drucken
In dieser Box / Mahnung drucken / Betrag fällig am wird ausgehend vom Druckdatum und den Einstellungen der Mahnstufen im Modul Einstellungen die weiteren Fälligkeiten der Rechnung berechnet. Diese Fälligkeiten der 1. – 3. Mahnung finden Sie im Feld 1. Mahnung bis 3. Mahnung.
Aufgrund dieser Fälligkeiten werden Ihnen auch die noch offenen Vorgänge differenziert nach Mahnstufe (1. Mahnung bis 3. Mahnung) in den Mahnlisten dargestellt.
Wenn Sie nun die erste Mahnung drucken möchten, tragen Sie zuvor im Feld Druck am in der Zeile 1. Mahnung das aktuelle Druckdatum ein. Verlassen Sie anschließend das Feld mit der TAB – Taste. Jetzt wir Ihnen rechts neben an im Feld Fällig am die Fälligkeit aufgrund der von Ihnen in den Einstellungen angelegten Mahnstufen berechnet. Ausgehend davon werden die nachfolgenden Mahnstufen automatisch ermittelt.
HINWEIS: Das Feld Fällig am wird auf den Mahnungen ebenfalls zur Fristsetzung der offenen Forderungen gedruckt. Ist die Zahlung dann eingegangen, muss die Rechnung ausgebucht werden, da sie ansonsten nach Fristablauf in der nächsten Mahnung erscheint.
Status der Rechnung / Ausbuchen von Beträgen
Auf der rechten Seite unter der o.a. Rubrik sehen Sie den Status der Rechnung.
So lange Sie nicht den Vorgang ausgebucht haben, finden Sie im Datenfeld: Status den Eintrag: offen.
Erst dann, wenn Sie im Feld: Bezahlt am das Datum des Zahlungseingangs und im Feld: Bez. Betrag (der vom Kunden bezahlte Betrag) den tatsächlich gezahlten Betrag eintragen, welchselt der Status auf: bezahlt. Wenn Sie den Betrag eingetragen haben, verlassen Sie Datenfeld wie bereits beakannt, mit der TAB Taste.
Wird der Betrag nicht vollständig vom Debitor bezahlt, wird der Rest automatisch im Datenfeld Rest berechnet und eingetragen.
Den Rest können Sie im Feld Skonto ausgleichen.
Teilzahlungen
Über die Box Geleistete Teilzahlungen können Sie eingegangene Teilzahlung zu einer Rechnung mit Datum und Betrag eintragen. Klicken Sie auf NEU, damit der geleistete Zahlbetrag der unten stehenden Liste hinzugefügt wird und eine automatische Verrechnung im Feld Bez. Betrag erfolgen kann.
Wenn Sie eine bereits geleistete Teilzahlung wieder löschen möchten, müssen Sie diese in der Liste der Teilzahlungen markieren. Betätigen Sie jetzt den Button Löschen oberhalb der Liste der Teilzahlungen. Jetzt wird diese von Ihnen markierte Zahlung aus der Liste entfernt und vollständig gelöscht. Sie haben jetzt die Möglichkeit, eine weitere Teilzahlung der Liste hinzuzufügen. Wie bereits oben erwähnt, wird jede neue Teilzahlung automatisch verrechnet.
HINWEIS: Wenn Sie mit Teilzahlungen arbeiten kann kein Gesamtrabatt vergeben werden und in einer Rechnung auch keine Rechnung der Abschlagsliste hinzugefügt werden.
Registerseite Dokumente
Wenn Sie diese Registerseite anklicken, können Sie zu Ihrem Vorgang externe Dokumente hinterlegen. Dies kann zum Beispiel eine PDF Datei oder aber auch ein Bild sein.
Wenn eines dieser Dokumente hier hinterlegt wird, wird stets nur ein Link (Verweis) zu diesem Dokument gespeichert. Wenn Sie das Dokument hier in der Liste hinterlegen und später einen Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste machen, wird das entsprechende Dokument geöffnet. Somit haben Sie die Möglichkeit zu Ihrem bereits angelegten Vorgang zusätzliche Dokumente zu hinterlegen. Achten Sie bitte darauf, dass die hier hinterlegten Dokumente auf Ihrer Festplatte nicht verschoben werden. Ist dies der Fall kann mit einem Doppelklick das entsprechende Dokument nicht mehr geöffnet werden. Sollten Sie später diese Dokumente nicht mehr benötigen und auch löschen, vergessen Sie nicht den entsprechenden Eintrag hier auf der Register Seite Dokument ebenfalls zu löschen.
Ein neues Dokument anlegen
Wenn Sie ein neues Dokument anlegen möchten, füllen Sie zunächst das Datenfeld Dokument Titel / Betreff aus.
Sie können in diesem Datenfeld eine aussagekräftige Beschreibung hinterlegen. Klicken Sie jetzt auf den Button Neu. Anschließend öffnet sich ein Fenster. Wählen Sie in diesem Fenster Ihr entsprechendes Dokument aus, welches Sie hier hinterlegen möchten. Schließen Sie anschließend das Fenster.
Anschließend wird der Pfad zu diesem Dokument als Datensatz gespeichert und unten der Liste hinzugefügt. In der Liste sehen Sie die beiden Spalten Pfad und Titel.
Wenn Sie jetzt einen Doppelklick auf diesen Eintrag in der Liste machen, wird das Dokument geöffnet. Wenn Sie den Titel eines hier hinterlegen Dokumentes ändern möchten, markieren Sie dazu diesen Eintrag nur in der Liste. In dem oberen Datenfeld Dokument Titel / Betreff können Sie jetzt den Namen bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf den Button Update und der Eintrag wird unten in der Liste übernommen. Dabei werden die Felder automatisch geleert.
Die Menüleiste
Wichtige Funktionen übersichtlich platziert
Das Modul Rechnung verfügt über die Menü Einträge Module, Funktionen, Listen und Drucken und Hilfe.
Unter dem Eintrag Module haben Sie die Möglichkeit, entsprechende Module auszuwählen. Einige Module sind hier mit Kurzbefehlen hinterlegt.
Unter dem Menü Eintrag Funktionen befinden sich wichtige Einträge, die für die Funktionalität des Vorgangs von Bedeutung sind. Diese werden später im Detail noch erläutert. Es macht Sinn, sich bei einigen Einträgen die Tastaturkurzbefehle zu merken, da diese sehr häufig Verwendung finden.
Unter dem Menü Eintrag Listen können Sie die entsprechenden Listen zu diesem Vorgang oder zu diesem Modul aufrufen.
Der Menüeintrag Drucken beinhaltet wie der Name schon sagt, die einzelnen Druckmöglichkeiten zu diesem Modul.
Im Menü Hilfe können Sie diese online Hilfe zu PiDAfaktura direkt aufrufen.
Die Menüeinträge Datei, Module und Über sind in allen Modulen gleich gehalten. Eine Erläuterung finden Sie unter Allgemeines.
Funktionen
Neue Rechnung
Wenn Sie eine neue Rechnung anlegen möchten, klicken Sie auf diesen Menüeintrag. Anschließend wird eine neue fortlaufende Rechnungsnummer in diesem Vorgang eingetragen, sowie das aktuelle Datum erfasst.
Wählen Sie im nächsten Schritt einen Kunden für diese Rechnung aus. Tragen Sie dazu im Feld Kundennummer die entsprechende Kundennummer des Kunden ein und dann verlassen Sie das Datenfeld mit der Tab – Taste. Die Daten des Kunden werden jetzt automatisch aus der Adressverwaltung ausgelesen und in die Rechnung übernommen.
Hinweis: Unmittelbar unter dem Datenfeld Kundennummer finden Sie das Datenfeld Suchfeld. Wenn Sie die Kundennummer Ihres Kunden nicht präsent haben alle, können Sie hier zum Beispiel den Firmennamen des Kunden eintragen. Betätigen Sie anschließend die Return – Taste. Ein Fenster öffnet sich und das Programm sucht im Hintergrund bereits nach dem von Ihnen eingetragenen Firmennamen und zeigt Ihnen in einer Liste alle gefunden Datensätze an. Per Doppelklick können Sie einen Eintrag aus der Liste übernehmen.
Sollten Sie nicht den Namen des Kunden kennen, können Sie das Suchfeld leer lassen und anschließend die Return – Taste betätigen. Ein Fenster zeigt Ihnen in einer Liste alle angelegten Kunden an.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, in dieser Liste nach Ihren Kunden zu suchen. Oberhalb der Liste können Sie den Suchbegriff eintragen und im Listenfeld das Datenfeld selektieren, in dem gesucht werden soll.
Das ist Suchfenster selber können Sie mit der ESC – Taste schließen.
Sichern
Wie der Name bereits sagt, wird der Vorgang und alle Änderungen mit Betätigung des Eintrags Sichern gespeichert.
Suchen
Wenn Sie diesen Eintrag betätigen, öffnet sich auf der rechten Seite des Fensters eine Suchoption. Hier haben Sie die Möglichkeit, komfortabel und umfangreich im Programm selber zu suchen. Wählen Sie dazu ein entsprechendes Datenfeld aus, in dem gesucht werden soll und tragen Sie anschließend den Suchbegriff in das darunter liegende Datenfeld ein.
Betätigen Sie jetzt die Return- oder Enter Taste, so dass die Suche ausgelöst wird. Alle Suchtreffer werden Ihnen jetzt auf der linken Seite in der Liste angezeigt. Sie können jetzt den Vorgang öffnen, indem Sie mit einem Doppelklick auf einen Eintrag oder aber mit der Tastatur einen Eintrag markieren und die Return – Taste betätigen.
Der von Ihnen eingetragene Suchbegriff bleibt im Suchfeld eingetragen. Sollte bei dieser Suche nicht Ihr gewünschter Suchtreffer erscheinen, können Sie jetzt einen anderen Suchbegriff hinterlegen und die Suche erneut starten.
Wenn nach dem Auslösen der Suche die Liste leer bleibt, wurde kein Schergebnis gefunden. Wiederholen Sie in diesem Fall Ihre Suche.
Suche in der Liste
Wenn Sie jetzt zum Beispiel viele Daten innerhalb der Liste nach Ihrer Suchabfrage angezeigt bekommen, können Sie oberhalb der Liste in dem rechten Datenfeld einen Suchbegriff eintragen, nach dem Sie die Liste durchsuchen lassen möchten. Das ist dann ganz besonders hilfreich, wenn Sie viele Daten in der Liste angezeigt bekommen. Nachdem Sie den Suchbegriff oben in dem Datenfeld eingetragen haben, betätigen Sie die Return – Taste. Der zuerst gefundene Treffer in der Liste wird fett markiert angezeigt.
Löschen
Wenn Sie einen kompletten Vorgang löschen möchten, markieren Sie diesen Datensatz in der Listenansicht und klicken Sie auf den Eintrag Löschen. Anschließend öffnet sich ein Fenster, indem Sie das Löschen noch mal ausdrücklich bestätigen müssen. Wenn Sie dies bestätigen, wird der Datensatz endgültig und unwiderruflich gelöscht.
Übergabe ToDo
Es ist in der Praxis sehr angenehm, sich an aktuelle Vorgänge erinnern zu lassen. Übergeben Sie daher zum Beispiel die Rechnung an die To-Do Verwaltung. Wählen Sie diesen Eintrag, nachdem Sie Ihren Vorgang in der Liste markiert haben. Ein Fenster öffnet sich, in dem Sie weitere Optionen eintragen können. Jetzt werden Sie von der To-Do Verwaltung automatisch an den Vorgang erinnert.
Neue Position
Wenn Sie auf der Registerseite Positionen sind und Ihre entsprechenden Daten in den oberen Editierfeldern eingetragen haben, brauchen Sie nicht extra mit der Maus auf den Button Neu unterhalb vom Feld Beschreibung zu klicken um eine neue Position anzulegen, sondern können dies auch über diesen Menüeintrag Neue Position durchführen. Anschließend wird eine neue Verkaufsposition der Verkaufsliste hinzugefügt. Merken die sich hier den für diesen Befehl hinterlegten Kurzbefehl.
Artikel suchen
Wenn Sie auf der Registerseite Positionen eine neue Verkaufsposition anlegen möchten und Ihnen die Artikelnummer nicht bekannt ist, können Sie diesen Menübefehl Artikel suchen verwenden.
Es öffnet sich anschließend eine Artikelliste, in der Sie gezielt nach einem Artikel suchen können. Die Suche nach dem Artikel wird in dem Feld Suchbegriff mit Betätigung der Return – Taste ausgelöst. Die gefundenen Artikel werden in der Liste dargestellt. Einen Artikel können Sie mit einem Doppelklick in die Rechnung übernehmen.
Lieferschein generieren
Sie können zu einer Rechnung nachträglich einen Lieferschein generieren. Das macht Sinn, wenn Sie erst nach Rechnungsstellung und Zahlungseingang die Lieferung versenden. Achten Sie jedoch darauf, dass die Rechnung nicht von einem zuvor erstellten Lieferschein generiert wurde.
Markieren Sie in der Liste Ihren gewünschten Vorgang und wählen Sie den Menüeintrag Lieferschein generieren. Anschließend wird diese Rechnung mit allen Positionen zum Lieferschein generiert.
HINWEIS: Im angelegten Lieferschein finden Sie im Feld Notiz (auf der Registerseite Vor-Nachtext) einen Hinweis zur Originalrechnung.
Rechnung kopieren
Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, eine Rechnung zu kopieren. Markieren Sie dazu wieder in der Listenansicht die gewünschte Rechnung und wählen Sie den Menüeintrag Rechnung kopieren. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Kunden für die neue Rechnung eintragen können.
Auch in diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit nach einem Kunden zu suchen, falls Ihnen die Kundennummer nicht präsent ist. Folgen Sie anschließend den Anweisungen in diesem Fenster und die vollständige Rechnung mit allen Positionen wird kopiert. Das hat vor allen Dingen dann den Vorteil, wenn Sie bereits eine umfangreiche Rechnung geschrieben haben und diese für einen anderen Kunden entsprechend gefertigt werden soll. Der Kopiervorgang erspart Ihnen die Anlage einer neuen umfangreichen Rechnung.
Stornorechnung
Wenn Sie eine bestehende Rechnung stornieren möchten, markieren Sie die Rechnung in der Listenansicht und klicken Sie auf die Funktion Stornorechnung. Anschließend werden Sie durch eine Meldung gefragt, ob Sie aus der markierten Rechnung xxxxx eine Stornorechnung erzeugt werden soll.
Bestätigen Sie dies über den Button OK, wird die markierte Rechnung storniert und Sie erhalten die Meldung: „Die Stornorechnung ist abgeschlossen. “ Schließen Sie dieses Fenster mit dem Button OK. Die Rechnung wird kopiert und die Kopie wird als neue Rechnung mit aktuellem Datum und neuer Rechnungsnummer mit dem Drucktitel Stornorechnung angelegt. Diese wird Ihnen anschließend als einzige Rechnung in der Rechnungsliste mit dem Status Storno-Rg. angezeigt.
HINWEI: Die Storno-Rechnung sowie die Ursprungsrechnung können nicht mehr verändert werden und erhalten auch den roten Hinweis:
Vorgang ist nicht mehr änderbar.
Die Postionen der Stornorechnung werden negativ ausgewiesen, so dass sich die Beträge der Ursprungsrechnung und der Stornorechnung aufheben.
Die Ursprungsrechnung erhält als Kennzeichnung in der Listenansicht den Status Rechn.->St. Damit sehen Sie auf einen Blick, dass diese Rechnung storniert wurde.
Sammelrechnung
Über diese Funkion können Sie zum aufgerufenen Datensatz eine Sammelrechnung erzeugen. Klicken Sie auf die Funktion Sammelrechnung können Sie die Positionen und Lieferscheinangaben aus bestehenden offenen Lieferscheinen direkt in die ausgewählte Rechnung übernehmen lassen. Es öffnet sich ein Fenster und alle offenen Lieferscheine zum Kunden, die noch nicht zur Rechnung generiert wurden, werden Ihnen angezeigt. Sie können per Doppelklick einen einzelnen Lieferschein wählen oder auf den Button Alle LS übertragen klicken, damit sofort alle offenen Lieferscheine in der Rechnung verarbeitet werden.
Nach der Übernahme der Lieferscheindaten in die Rechnung klicken Sie unten rechts auf „Speichern“ oder aber wählen Sie im Menü Funktionen den Eintrag „Sichern“.
Sammelrechnungen werden somit aus den bereits vorhandenen noch offenen Lieferscheinen zu einem Kunden erzeugt.
Ansprechpartner
Wenn Sie auf der Registerseite Erfassung sind und einen Ansprechpartner zum Vorgang hinzufügen wollen, betätigen Sie den Menüeintrag Ansprechpartner. Anschließend öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die hinterlegten Ansprechpartner zu diesem Kunden mit einem Doppelklick auswählen und diesem Vorgang jetzt hinzufügen können. Alternativ können Sie den Ansprechpartner markieren und mit der Return – Taste übernehmen. Der Ansprechpartner wird direkt unterhalb der bereits vorhadenen Kundenadresse hinzugefügt.
Einmalkunde
Sie haben die Möglichkeit, über den Menüeintrag Einmalkunde eine Rechnungsadresse zu hinterlegen, für einen Kunden der nicht in der Adressverwaltung eingetragen werden soll, da hierfür nur einmalig eine Rechnung generiert werden soll.
Ein separates Fenster öffnet sich, in dem Sie die Adressdaten zu dieser Rechnung hinterlegen können. Die Kundendaten werden dann mit der Kunden-Nr. 0 zur Rechnung gespeichert und nicht in die Adressverwaltung übernommen. Diese Funktion ist dann nützlich, wenn Sie der Meinung sind, dass speziell für diesen Vorgang kein neuer Kunde angelegt werden soll. Wenn Sie die Daten eingegeben haben und mit OK bestätigen, werden die Daten in die Erfassungsmaske der Rechnung übernommen.
Anlage wiederkehrende Rechnung
Suchen Sie sich eine Rechnung (Basis-Rechnung) aus und ählen Sie unter Funktionen den Eintrag Anlage wiederk. Rg.
Anschließend erscheint ein Fenster. Tragen Sie hier den gewünschten Zeitraum ein (wöchentlich, monatlich, ect.) und im Feld Startdatum das Datum für
diesen Vorgang.
Klicken Sie anschließend auf OK.
Der Vorgang wird nun gespeichert und Ihnen anschließend in einer Liste übersichtlich dargestellt.
Dazu öffnet sich das nachfolgende Fenster bei der Anlage automatisch.
Oben in der ersten Zeile sehen Sie, dass der Vorgang für eine wiederkehrende Rechnung angelegt wurde. Aus einer Basisrechnung kann grundsätzlich nur einmal eine wiederkehrende Rechnung angelegt werden.
Eine hier angelegte wiederkehrende Rechnung kann jederzeit wieder gelöscht werden. Markieren Sie dazu die Rechnung und klicken Sie auf den Button “Löschen”. Damit wird der Eintrag gelöscht und keine weitere Rechnung zu diesem Vorgang angelegt wird.
Löschen
Das Löschen dieses Eintrags aus der Liste löscht nicht die bisher angelegten Rechnungen oder
aber die Basis-Rechnung selber. Alle bisher im System angelegten Rechnungen bleiben erhalten.
Historie
Mit einem Doppelkick auf den Eintrag in der Liste kommen Sie zur Historie der
Rechnungen, die bisher zu dieser hier eingetragenen Basis-Rechnung angelegt wurden.
Aufruf der Liste
Die Liste der wiederkehrenden Rechnungen kann jederzeit erneut über den Menüeintag Listen -> Liste wiederk. Rechnung aufgerufen werden. In dieser Liste sehen Sie eine Übersicht der Vorgänge, die wiederkehrend automatisiert angelegt werden. Über das Suchfeld Suchen können Sie die Rg-Nr. der Basisrechnung oder der zuletzt angelegten Rechnung zum jeweiliegen Kunden suchen und anzeigen lassen.
In der Listenübersicht (Apfel+L) finden Sie alle im System befindlichen Rechnungen.
Wichtig: Die ordnungsgemäße Funktion der wiederkehrenden Rechnungen und vor allem der automatischen Anlage ist von einem gültigen und ordnungsgemäß eingestelltem Systemdatum abhängig. Bewusste Veränderungen (z.B. Veränderung der Datum-Einstellung in die Zukunft oder aber Veränderung des Datum-Formats tt.mm.jjjj führen zu Fehlern.)
Rohgewinn nachberechnen
Diese Funktion wird aktiv, wenn die Erfassung zu diesem Vorgang geöffnet ist. Dann kann mit dieser Funktion insbesondere der Rohgewinn nachberechnet werden, wenn Sie bereits vor der Version 9.0 mit PiDA faktura gearbeitet haben.
Dadurch, dass auch alte Vorgänge nachberechnet werden können, die aber möglicherweise zum damaligen Zeitpunkt einen vollkommen anderen Einkaufspreis hatten, haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, ob der Rohgewinn nachträglich d.h. zum aktuellen Zeitpunkt nachberechnet werden soll.
Adresse aktualisieren
In der Praxis kommt es öfter vor, dass eine Kundenadresse aktualisiert werden muss. Diese Aktualisierung wird in der Adressverwaltung durchgeführt. Das kann zum Beispiel sein, dass sich ein Straßenname verändert hat. Wenn Sie bereits zu diesem Kunden eine Rechnung gefertigt haben, diese aber dem Kunden noch nicht so Verfügung gestellt haben, können Sie diesen Menüeintrag Adresse aktualisieren verwenden. Die Aktualisierung aus der Adressverwaltung wird jetzt direkt in die Rechnung übertragen. Somit brauchen Sie keine neue Rechnung mit z.B. neuer Adresse für diesen Kunden anzulegen.
eMail senden
Wenn Sie in der Listenübersicht des Moduls Rechnung einen Vorgang markieren, können Sie direkt dem hinterlegten Kunden eine Email senden. Voraussetzung ist, dass Sie in der Adressverwaltung zu diesem Kunden auch eine gültige Email-Adresse hinterlegt haben.
Wenn Sie nun diesen Vorgang markiert haben und den Menüeintrag eMail senden wählen, sucht das Programm im Hintergrund die hinterlegte eMail- Adresse und öffnet das Standard eMail-Programm und trägt dort sofort die eMail-Adresse ein. Sie können jetzt sofort eine Mail versenden.
Info
Der Menüeintrag Info gibt Ihnen eine schnelle Übersicht über die zu einem Vorgang angelegten Positionen. Es kommt öfters vor, dass man zu einem Vorgang die Positionen schnell einsehen möchte. Dazu müssen Sie diesen Vorgang nicht zwingend mit einem Doppelklick starten. Markieren Sie einfach nur Ihren gewünschten Vorgang in der Liste und wählen Sie den Menüeintrag Info oder wählen Sie den entsprechenden Tastaturbefehl.
Anschließend öffnet sich am unteren Fensterrand eine Liste mit den zum Vorgang angelegten Positionen. Diese Liste können Sie mit Betätigung der Return – Taste sofort wieder schließen, einen neuen Vorgang markieren und sich auf gleiche Weise wieder die Position anzeigen lassen. Von daher lassen sich über diesen Menüeintrag die Positionen der verschiedene Vorgänge schnell einlesen, statt über einen Doppelklick den jeweiligen Vorgang immer eigenständig öffnen zu müssen.
Listen
Liste alle
Wenn Sie diesen Menüeintrag wählen alle, wird die Liste alle aufgerufen. In dieser Ansicht werden Ihnen zunächst keine Daten angezeigt. Sie haben jetzt die Möglichkeit in dieser Liste sich alle Daten oder durch Betätigung des entsprechenden Buchstaben selektierte Daten anzeigen zu lassen. Wenn Sie auf einen Buchstaben klicken, werden Ihnen die Angebote gezeigt deren Firmennamen mit entsprechendem Buchstaben beginnen.
Rechnungsausgang
Wenn Sie diese Liste aufrufen, erscheint ein Fenster mit einem Abfragezeitraum. Tragen Sie hier den gewünschten Zeitraum ein und betätigen Sie die Return Taste oder aber klicken Sie unten auf: o. k. Anschließend werden Ihnen alle Rechnungen für diesen Zeitraum in der Liste dargestellt.
Auf der rechten Seite liegen die beiden Optionsfelder: bezahlt und nicht bezahlt.
Markieren Sie ein Optionsfeld Feld und klicken Sie anschließend unten auf o. k. oder aber wenn Sie sich im Datenfeld: Bis befinden, können Sie in diesem die Return Taste betätigen um die Suchanfrage auszulösen.
Liste Druck
Würde diese Liste geöffnet, erscheint zunächst eine Abfragefenster. In diesem Abfragefenster wird einen Zeitraum eingetragen und, für den wir die gedruckten oder nicht gedruckten Rechnungen anzeigen lassen möchten. Tragen Sie Ihren gewünschten Zeitraum ein und betätigen Sie unten den Button o. k. Wenn Sie gerade im Datenfeld: Bis sind, können Sie direkt die Return – Taste betätigen, um die Suche zu starten. Anschließend schließt sich das Fenster und in der Liste werden Ihnen die gefundenen Vorgänge angezeigt.
Liste wiederkehrende Rechnung
Über diesen Menüpunkt kann die Liste der wiederkehrenden Rechnungen aufgerufen werden. In dieser Liste sehen Sie eine Übersicht der Vorgänge, die wiederkehrend automatisiert angelegt wurden. Über das Suchfeld Suchen können Sie die Rg-Nr. der Basisrechnung oder die Rg-Nr. der zuletzt angelegten wiederkehrenden Rechnung zum jeweiliegen Kunden suchen und anzeigen lassen. So haben Sie die Möglichkeit schnell eine Rechnung zu finden, die nicht mehr als wiederkehrend weitergeführt werden soll und können dann diese über den Button Löschen löschen und somit den Vorgang der Wiederkehrung beenden.
Wenn Sie einen Listeneintrag doppelt anklicken, kommen Sie zur Historie der Basisrechnung. In dieser neuen Listenansicht werden Ihnen alle wiederkehrenden Rechnungen mit Rechnungs-Nummer und dem Datum aufgelistet.
Liste Mahnung 1
Abhängig von den in den Einstellungen eingestellten Mahnstufen werden Ihnen hier in dieser Liste alle Rechnungen angezeigt, die den Status der 1. Mahnung haben.
Liste Mahnung 2
Abhängig von den in den Einstellungen eingestellten Mahnstufen werden Ihnen hier in dieser Liste alle Rechnungen angezeigt, die den Status der 2. Mahnung haben.
Liste Mahnung 3
Abhängig von den in den Einstellungen eingestellten Mahnstufen werden Ihnen hier in dieser Liste alle Rechnungen angezeigt, die den Status der 3. Mahnung haben.
Kontoauszug
Wenn Sie diese Liste aufrufen erscheint ein Hinweis, dass ein Datensatz in der Liste alle zunächst markiert sein muss. Markieren Sie daher in dieser Liste einen Datensatz (einen Kunden) und betätigen Sie anschließend erneut den Eintrag: Kontoauszug.
Zu diesem Kunden werden Ihnen nun in der Liste die entsprechenden Vorgänge angezeigt.
Auf diese Art und Weise können Sie sehr schnell alle Rechnungen zu einem Kunden in einer übersichtlichen Listendarstellung sehen.
Offene Posten
In dieser Liste werden Ihnen alle offenen Posten ihrer Firma angezeigt.
OP Ausbuchung
Neu erläutern.
Lite Restbetrag
In dieser Liste werden Ihnen alle Restbeträge zu Ihren Vorgängen angezeigt. Ein Restbetrag besteht immer dann, wenn ein Vorgang nicht vollständig bezahlt wurde.
Drucken
Rechnung drucken
Wenn eine einzelne Rechnung gedruckt werden soll, muss diese zunächst mit einem Doppelklick aus der Listenansicht aufgerufen werden. Klicken Sie jetzt unten auf das Icon: Drucken oder aber wählen Sie oben in der Menüleiste unter: Drucken den Eintrag Rechnung drucken (Apfel + P)
Diesem Fenster finden Sie die Option: Abschließend.
Wenn Sie diese Option beibehalten wird die Rechnung abschließend gedruckt, so dass diese später nicht mehr änderbar ist(GoBD).
In dem Auswahlfeld wird Ihnen das Layout für den Ausdruck standardmäßig zur Verfügung gestellt, dass sie auch in den Einstellungen aktiviert haben. Betätigen Sie anschließend den Button: o. k. um den Druck zu starten.
Tipp:
Wenn Sie die Option: Abschließend drucken nicht aktivieren wollen, können Sie bei Aufruf dieser Druckfensters mit Betätigung der TAB Taste diese Option deaktivieren und anschließend sofort mit der Return oder Enter – Taste den Druck starten. Auf diese Art und Weise brauchen Sie für den Druck nie die Maustaste in die Hand zu nehmen.
Auswahl
Wenn Sie diesen Menüeintrag auswählen, öffnet sich ein Fenster, indem sie den Zeitraum eintragen können, für den sie ihre Rechnungen ausdrucken lassen möchten. Beätigen Sie in dem Datenfeld: Bis die Return – Taste. Jetzt werden Unten in der Liste die gefundenen Rechnungen angezeigt. Gleichzeitig blendet sich unterhalb der Liste der Button: drucken ein. Klicken Sie jetzt auf diesen Button, kommen Sie zur nächsten Ansicht des Fensters, in dem Sie den Druck starten können.
Wenn Sie die Option: Abschließend wählen:
werden die Rechnungen, wie der Name schon sagt, abschließend gedruckt, so dass diese nachträglich nicht mehr verändert werden können.
Unter dem Listenfeld: Auswahl wird immer standardmäßig der Briefbogen vorgeschlagen, der auch in den Einstellungen von Ihnen aktiviert wurde. Klicken Sie es anschließend auf o. k. um den Druckvorgang zu starten.
Hinweis:
Dieser Auswahl – Druck ist auschließlich für den Druck von Rechnungen über einen Drucker konzipiert und nicht für die Erstellung von PDF – Rechnungen.
Mahnung 1
Wenn Sie diesen Eintrag wählen, wird die erste Mahnung gedruckt. Achten Sie bitte darauf, dass Sie vorher das entsprechende Mahn-Datum eintragen.
Gehen Sie dazu auf die Registerseite: Zahlung und tragen Sie hier für die erste Mahnung das entsprechende Druckdatum ein.
Mahnung 2
Wenn Sie diesen Eintrag wählen, wird die zweite Mahnung gedruckt. Achten Sie bitte darauf, dass Sie vorher das entsprechende Mahn-Datum eintragen.
Gehen Sie dazu auf die Registerseite: Zahlung und tragen Sie hier für die zweite Mahnung das entsprechende Druckdatum ein.
Mahnung 3
Wenn Sie diesen Eintrag wählen, wird die dritte Mahnung gedruckt. Achten Sie bitte darauf, dass Sie vorher das entsprechende Mahn-Datum eintragen.
Gehen Sie dazu auf die Registerseite: Zahlung und tragen Sie hier für die dritte Mahnung das entsprechende Druckdatum ein.