Bei der Anlage einer neuen Adresse, kann eine Adresse aus dem Mac Adressbuch (Kontakte) übernommen werden. Wählen Sie dazu unter dem Menüeintrag Funktionen → Neu aus. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster mit dem Titel „Daten aus dem Adressbuch“. Im Kopfbereich dieses Fensters sehen Sie zwei Schaltflächen mit den Namen „Alle Einträge zeigen“ und „Gruppe PiDA faktura“. Wenn Sie auf den Button Alle Einträge zeigen klicken, werden alle Adressen aus dem Adressbuch in dem Fenster tabellarisch angezeigt.

Über diese Funktion wird der Vorgang und alle Änderungen mit Betätigung des Eintrags Sichern gespeichert.

Wenn Sie diesen Menüeintrag aktivieren, öffnet sich auf der rechten Seite das Suchfeld, in dem Sie Ihren gewünschten Suchbegriff eintragen können.

Wenn ein Datensatz aus der Adressverwaltung gelöscht werden soll, muss dieser zuvor in der Listenansicht markiert sein. Anschließend wählen Sie den Menüeintrag Löschen aus. Eine Sicherheitsabfrage öffnet sich, bei welcher Sie noch einmal ausdrücklich bestätigen müssen, dass Sie diesen Datensatz löschen möchten.

Sie haben die Möglichkeit die Adresse beziehungsweise diesen Datensatz an die To-do Verwaltung zu übergeben. Wählen Sie diesen Menüeintrag, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie weitere Informationen hinterlegen können. Somit werden Sie in der ToDo-Verwaltung ab jetzt an diese Adresse erinnert. Machen Sie dies zum Beispiel, wenn Sie diesen Kunden oder diesen Lieferanten anrufen oder per E-Mail informieren möchten. Das sind Beispiele aus der Praxis, die immer wieder vorkommen. Von daher ist es mit PiDA faktura sehr einfach, sich an solche Vorgänge über die To-Do Verwaltung erinnern zu lassen.

Wenn Sie diesen Menüeintrag aufrufen, werden alle Datensätze aus dem System der Adressverwaltung gelöscht. Eine vorherige Sicherheitsabfrage öffnet sich, in der Sie noch einmal ausdrücklich den Löschvorgang bestätigen müssen.

HINWEIS: Die Funktion Löschen alle ist ausschließlich dafür gedacht, den Datenimport zu unterstützen. Werden beim Datenimport nicht die Felder, in denen die Daten importiert werden sollen, korrekt zugeordnet, kann diese Funktion verwendet werden, um fehlerhaft importierte Datensätze auf einen Rutsch löschen zu können.

Wenn ein Datensatz in der Liste markiert ist und zu dieser Adresse eine gütige eMail – Adresse hinterlegt wurde, kann mit Hilfe dieses Menüpunkts diesem Kunden sofort eine eMail gesendet werden. Nutzen Sie daher diesen Menüeintrag für das Senden einer eMail. Wenn Sie diesen Menüeintrag betätigen und eine gültige eMailadresse hinterlegt ist, öffnet sich das Standard eMailProgramm Ihres Rechners und die eMail-Adresse wird direkt hinterlegt.

In der Adressverwaltung kann zu jedem Datensatz eine Internet Adresse (URL) hinterlegt werden. Wichtig ist, dass Sie bei der Anlage dieser Adresse den Eintrag mit http:// starten. Ist die Internetadresse gültig hinterlegt, wird mit Aufruf dieses Menüpunktes der Standard Browser Ihres Rechners gestartet und die entsprechende URL automatisch aufgerufen.

Über den Menüeintrag Import können Sie Adressen importieren. Anschließend öffnet sich das nachfolgend abgebildete Fenster. Bevor Sie in diesem Fenster Ihre Datei importieren, wählen Sie im Feld Codierung die entsprechende Codierung aus. Unter Mac OS X ist der Standard der Codierung sehr häufig MAC Roman. Für Windows wählen Sie Windows Ansi. Es wird empfohlen, für den Datenimport Textdateien, die mit Tabulator getrennt sind, zu verwenden. Wählen Sie anschließend im Feld Trennzeichen deshalb den Eintrag Tab aus. Klicken Sie oben rechts auf den Schalter Datei öffnen und wählen Sie Ihre gewünschte Importdatei aus. Anschließend wird die erste Zeile Ihrer Importdatei in dem oberen weißen Textfeld unter Zeile 1 des Daten – Imports angezeigt.

Sehr deutlich, wie hier in diesem Beispiel oben zu sehen ist, ist bei einer Textdatei, die mit Tabulator als Trennzeichen arbeitet, der Abstand zwischen den Datenfeldern zu sehen. (Mustermann Musterstraße1) Ordnen Sie nun über die Auswahlliste unter Feld hinzufügen Ihre Felder in der richtigen Reihenfolge zu, in dem Sie dazu die Bezeichnung anklicken und anschließend den Button + betätigen. Die Felder werden dann links in der Liste untereinander eingetragen.

HINWEIS: Sollten Sie ein Feld Ihrer Importdatei nicht zuordnen können, wählen Sie aus dem Feld hinzufügen den Eintrag ignorieren. Dieser kann auch mehrfach ausgewählt werden. Die Datenfelder, die den Eintrag ignorieren zugewiesen bekommen, werden beim späteren Import ausgeschlossen. Sollten Sie sich bei der Zuordnung der Felder in Reihenfolge geirrt haben, können Sie diese nachträglich korrigieren. Dazu machen Sie Folgendes:

1. Markieren Sie einen Eintrag in der Liste mit der Maus und ziehen Sie ihn bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Position.
2. Markieren Sie einen Eintrag in der Liste mit der Maus und klicken Sie unterhalb der Liste auf den Button Feld entfernen. Klicken Sie anschließend auf den Button Weiter. Sie erhalten nun eine Vorschauliste mit den zugeordneten Spaltenüberschriften und den Daten. Vergleichen Sie nun die Zuordnung.  Diese können Sie nachträglich korrigieren. Klicken Sie dazu auf den Button zurück. Stimmt die Zuordnung der Felder, klicken Sie auf den Button Importieren.

Nach erfolgreichem Datenimport wechseln Sie in die Listenansicht. Um einen Datensatz zu selektieren, klicken Sie doppelt auf einen Datensatz in der Liste. Anschließend wird die Liste geschlossen und der zuvor selektierte Datensatz in der Erfassung angezeigt. Dort kann gegebenenfalls auch bearbeitet werden. Nach dem Import merken Sie sich die letzte Kundennummer und tragen diese in den Einstellungen von PiDA faktura in den Nummernkreis im Feld Kundennummer ein. Beispiel: Die höchste zu importierende Kundennummer beträgt 150, so müssen Sie in den Einstellungen als Kundennummer ebenfalls die Nummer 150 eintragen. Wenn Sie anschließend einen neuen Kunden anlegen, erhält dieser die Kundennummer 151.

Sie können komfortabel aus der Adressverwaltung einen neuen Vorgang, wie zum Beispiel ein Angebot oder eine Rechnung, anlegen. Wählen Sie dazu diesen Menüpunkt aus. Anschließend öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Art des Vorgangs in einem Auswahlfeld selektieren können. Wählen Sie einen entsprechenden Vorgang aus dem Auswahlfeld aus und klicken Sie unten rechts auf den Button OK. Anschließend wird zu diesem Kunden ein neuer Vorgang angelegt und aufgerufen.

HINWEIS: Sie können allerdings auch einen neuen Vorgang direkt im Vorgang selber, über den Button Neu anlegen. Es ist nicht zwingend nötig zur Anlage eines neuen Vorgangs die Adressverwaltung zu verwenden, jedoch um auszuschließen, dass man den falschen Kunden gewählt hat, ist die Vorgehensweise über die Adressverwaltung von Vorteil.

Wenn Sie zuvor in der Liste einen Datensatz markiert haben, können Sie anschließend unter dem Menü Funktionen auf den Eintrag Info klicken. Sie haben aber auch die Möglichkeit, dies über die Tastatur mit der Kombination: Apfel + i (Mac) oder Str. + i (Pc) zu veranlassen.

Anschließend öffnet sich unten am Bildschirmrand ein weiteres Fenster und zeigt Ihnen Details zu diesem Datensatz an.

In dem Informationsfenster können Sie jetzt mit der Maus auf den Button OK klicken oder aber mit der Tastatur auf die Return – oder Enter – Taste klicken, um das Fenster wieder zu schließen.

Sie können nun einen weiteren Datensatz aus der Liste markieren und mit Apfel + i (Mac) oder Str.+ i (Pc) das Info-Fenster erneut öffnen.